Assistant(e) de Direction (H/F)

A PROPOS DE STRATIS WORLD WIDE 

Filiale du Groupe Stratis, leader depuis 25 ans sur le secteur public français, Stratis World Wide est une agence digitale dédiée exclusivement aux Ministères, Administrations, collectivités, Institutions et Hôpitaux d’Afrique francophone. 

Le Groupe Stratis… 

• Classé dans le Top 4 français (études Cap'Com 2020) 

• Elue "meilleure agence du secteur public " (baromètre acteurs publics) 

• Nombreuses récompenses nationales (10 Hashtags 2022 à Cap’Com)

• Doublement du chiffre d’affaires tous les 2 ans. 

• Labellisé FrenchTech 

• Accéléré par BPI France, fond de soutien à l’innovation 

• + 400 clients du secteur public (marchés d’une durée moyenne de 4 ans) 

• Carnet de commandes représentant 2,7 ans d’activité 

Stratis World Wide conçoit des stratégies digitales 360 solides (audit, marque, UX/UI, écosystème, transformation, éco-conception, cybersécurité…) et développe des solutions digitales efficientes (internet, usines à sites, newsletters, intranet, Digital Work Place, applications mobiles et web, PWA, interopérabilité, dématérialisation, GRU, cybersécurité, TMA, Hébergement…). 

Stratis World Wide fonde sa culture d'entreprise sur 5 piliers : la qualité, l’innovation, le haut niveau d’expertise, la fiabilité de la collaboration et l’éthique de la relation client. 

Nos valeurs et notre raison d'être s’inscrivent concrètement dans le quotidien de nos collaborateurs : enrichissement continu du savoir, accompagnement à la certification, confiance et responsabilité, concertation interne, management par la compétence, pratiques responsables, rémunération motivante. 

Vos Missions  

Gestion Administrative : 

• Assurer la gestion des agendas, la planification des réunions et des déplacements pour la Direction. 

• Préparer, rédiger et relire des documents, rapports, et présentations. 

Suivi des Absences et Congés :

• Suivre les absences et les congés des collaborateurs, en mettant à jour les tableaux de suivi. 

• Coordonner avec les équipes RH pour la gestion des demandes de congés et des absences.

Gestion de la Paie : 

• Collaborer avec le service RH pour assurer le suivi des éléments de paie (heures supplémentaires, primes, absences. 

• Vérifier et préparer les documents nécessaires au traitement de la paie. 

Gestion des Fournisseurs :

• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs, y compris les commandes, les contrats et les factures. 

• Gérer les demandes de fournitures et de matériel pour les équipes, en veillant au respect des budgets alloués. 

Coordination Administrative : 

• Collaborer avec le service comptable et le service financier pour les aspects comptables et financiers. 

• Assurer la coordination avec les services internes pour la gestion des budgets, des paiements et des factures. 

Gestion des Locaux :

• Superviser l'entretien et la gestion des locaux de l'entreprise, en assurant le bon fonctionnement des équipements et des installations. 

• Coordonner avec les prestataires externes pour les besoins en maintenance et en services divers. 

Reporting

• Préparer des rapports réguliers sur les activités administratives, les finances, et les opérations en cours. 

• Assurer le reporting des indicateurs clés à la Direction. 

Compétences Requises : 

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). 

• Capacités organisationnelles et de gestion du temps. 

• Compétences en communication écrite et orale. 

• Sens de la confidentialité et de la discrétion. 

• Connaissance du secteur IT est un plus.