Secrétaire de Direction

Nous recherchons la perle rare pour combler ce poste clé et sensible

Mission

-Collaborer étroitement avec un directeur ou un responsable de service.

-Seconder le dirigeant au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission,

-Prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre,

-Résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du dirigeant.

Compétence de base :

-Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)

-Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.)

-Réaliser la gestion administrative des contrats

-Organiser des déplacements professionnels

-Préparer et organiser des réunions

-Saisir des documents numériques

-Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda de son supérieur,

-Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes,

-Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants) et les filtrer au besoin

-Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails,

-Organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus,

-Trier et organiser le classement de documents et dossiers.

-Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant.

-Organiser le bon déroulement des voyages et des déplacements, et des événements de type séminaires, salons professionnels et réunions diverses.

Compétences spécifiques :

-Suivre l'évolution d'un dossier professionnel

-Construire un dossier professionnel

-Réaliser un suivi d'activité

-Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire

-Archiver des documents de référence

-Organiser des actions de communication

-Réaliser un suivi administratif du personnel

-Gestion administrative du personnel

-Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

-Suivre les conditions d'exécution d'un contrat

-Coordonner l'activité d'une équipe

Exigences

 Connaître et maîtriser les outils bureautiques Internet,

 Savoir prendre des notes,

 Maîtriser la langue française et arabe écrite et orale,

 Savoir hiérarchiser et classer des documents,

 Etre capable de rédiger,

 Savoir communiquer rapidement et efficacement,

 Savoir gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs.

 Ses qualités humaines, sa discrétion, son sens de l’anticipation, sa faculté à gérer les relations et le stress dans l’urgence font d’elle une collabo

 Etre organisée et méthodique