Assistante de Direction

Nous recherchons une assistante de direction talentueuse pour apporter un soutien précieux à XTENSUS, en travaillant de concert avec notre équipe de direction afin de garantir une gestion efficace et une coordination harmonieuse.

 En tant qu'assistante de direction, vous collaborerez étroitement avec le directeur pour faciliter la mise en œuvre de sa mission ainsi que l’exécution de ses taches au quotidien. Vous serez responsable de prendre en charge les tâches organisationnelles et de fournir les informations nécessaires pour soutenir efficacement le dirigeant. Vos principales responsabilités incluront :

• Gérer l'agenda, le courrier et les appels téléphoniques du dirigeant ;
• Organiser les déplacements professionnels ;
• Contrôler et fournir les documents nécessaires aux missions du dirigeant ainsi que certains cadres ;
• Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ;
• Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails ;
• Archiver des documents de référence ;
• Assurer le classement et l'organisation des documents et dossiers ;
• Préparer et organiser des réunions en veillant à ce que tout soit prêt et à ce que les participants soient informés ;
• Saisir des documents numériques pour maintenir un suivi précis des informations ;
• Réaliser un suivi administratif du personnel ;
• Gérer la gestion administrative des contrats ;
• Collecter, classer et mettre à jour les informations pertinentes ;
• Assurer la transmission des informations à la fois en interne et en externe, notamment les décisions et les notes ;
• Rédiger divers supports de communication interne tels que des rapports, des comptes rendus et des notes.

Formation & expérience requises

• Issu(e) d’une formation professionnelle (BTP/BTS) ou supérieure, spécialisée en administration, gestion ou toute autre formation équivalente ;
• Expérience professionnelle absolument nécessaire dans un poste similaire.

Connaissances techniques requises

• Connaître et maîtriser les outils bureautiques Internet ;
• Savoir prendre des notes ;
• Etre capable de rédiger (en français et en arabe) ;
• Savoir hiérarchiser et classer des documents ;
• Savoir communiquer rapidement et efficacement ;
• Savoir gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs ;
• Etre organisée et méthodique.

Compétences / soft skills requises

• Dynamique ;
• Bonne présentation ;
• Souriante, respectueuse et ponctuelle ;
• Totale discrétion sur l’ensemble de l’information ;
• Ouverture d’esprit ;
• Sens de communication et bonnes qualités relationnelles ;
• Fiable, rigoureuse et précise dans le travail ;
• Bonne maîtrise du Français (tant parlé qu’écrit).