Assistant(e) Administratif (H/F)

CONTEXTE

L’Institut Européen de Coopération et de Développement (IECD), organisation de solidarité internationale créée en 1988, met en œuvre des projets de développement économique et humain dans une quinzaine de pays, en partenariat avec des institutions locales. Depuis plus de 30 années, l’IECD intervient dans les domaines de l’éducation, de la formation et de l’insertion professionnelle, de l’entrepreneuriat et de l’accès à la santé pour les personnes les plus vulnérables.

Présent dans le bassin méditerranéen depuis 1989 au Liban, en Egypte et au Maroc - l’IECD développe désormais ses activités en Tunisie depuis 2022, avec le démarrage d’un projet de création des deux premiers Dispositifs de la Nouvelle Chance pour les jeunes sans qualification de 18 à 30 ans. Il s’agit d’un projet pilote de 4 ans, en partenariat avec l’AFD, le ministère de la Formation Professionnelle et de l’Emploi, ainsi que l’ANETI (Agence nationale pour l'emploi et le travail indépendant).

Ce projet a pour objectif d’apporter une réponse adaptée à l’enjeu majeur que représente l’insertion professionnelle et sociale des NEETs dans la société tunisienne. Il s’inscrira dans le cadre d’une politique publique et aura vocation à être essaimé sur l’ensemble du territoire tunisien, en s’appuyant sur la société civile. Ce projet pilote sera mené à Sousse et à Kairouan.

Pour mener ce projet clé, l’IECD est à la recherche d’un(e) assistant(e)  administratif (H/F) basé à Sousse

MISSIONS

L’assistant administratif aura pour mission principale d’assister le Responsable administratif et financier et la Responsable DNC. Les missions principales sont :

• Assurer l’accueil et orienter les personnes vers le bon interlocuteur :
• Assurer l’accueil physique au sein du local de Sousse, accueillir les personnes qui se présentent et les orienter vers l’interlocuteur adéquat
• Assurer l’accueil téléphonique, recevoir les appels téléphoniques et orienter les personnes vers l’interlocuteur concerné
• Assurer l’accueil lors des événements organisés (à Sousse, Kairouan ou à Tunis)
• Recevoir le courrier, le trier et transmettre aux collaborateurs concernés

• Gestion et suivis des activités au sein du DNC Sousse à travers la plateforme de gestion :
• Saisir sur la plateforme les emplois du temps par groupe en coordination avec la Responsable du DNC
• Assurer le suivi des séances, des présences et/ou absences des jeunes
• Réaliser des reportings régulier sur les activités réalisées
• Création sur la plateforme des comptes des jeunes pour chaque nouvelle inscription
• Gérer la messagerie interne (répondre quotidiennement aux messages reçus)

• Suivi administratif :
• Gestion des dossiers individuels des jeunes (organisation, classement et archivage de l’ensemble des documents constitutifs du dossier)
• Suivi des dossiers de stage des jeunes (conventions, assurances etc..)
• Rédaction de courriers divers, attestations, notes etc….

• Gestion du stock et des achats :
• Contacter les fournisseurs et demander des devis et réaliser les bons de commande en coordination avec le responsable de l’achat
• Veiller au respect de la procédure achat et saisir les opérations d’achat via la plateforme
• Assurer le suivi des Termes de Référence
• Suivi des livraisons et paiements des fournisseurs (suivi du paiement, préparation des retenues à la source etc…)
• Gestion et suivi des stocks de matériels (informatique, pédagogique, sportifs etc…) et de consommables en coordination avec l’Agent logistique et de maintenance

• Suivi RH :
• Réaliser le suivi administratif du personnel (Gestion et suivi des dossiers des nouvelles recrues, demande de n° CNSS…)
• Préparation des attestations de travail et ordres de mission IECD
• Suivi des dossiers avec l’assurance

• Suivi Comptable et financier
• Préparer le dossier comptable
• Préparer les retenues à la source
• Suivi des notes de frais
• Saisie comptable des opérations courantes
• Contrôles des imputations budgétaires
• Suivi budgétaire (aide à la préparation des budgets et au suivi de la trésorerie)

PROFIL

Formation et Expérience :

• Titulaire d’un diplôme de Licence ou Master en gestion avec spécialité Finance/ comptabilité de préférence
• Expérience de minimum 1 an dans le domaine de la gestion financière ou comptable
• Une expérience de minimum 1 an d’engagement dans la vie associative est un atout majeur

Compétences recherchées :

• Bonne maîtrise de l’utilisation des outils informatiques (différents environnements, travail en réseau…) ; bonne maîtrise de la bureautique (Excel, traitement de texte, logiciel de présentation…)
• Bonnes capacités rédactionnelles en arabe et en français
• Capacités à s’adapter à des contextes et des interlocuteurs très divers
• Bonne connaissance des procédures comptables et financières
• Connaissances en gestion administrative et budgétaire

Qualités personnelles attendues

• Sens de l’accueil
• Excellent relationnel
• Esprit d’équipe
• Autonomie et proactivité
• Rigueur et sens de l’organisation
• Discrétion
• Sens de l’éthique et de la responsabilité
• Dynamisme
• Polyvalent
• Flexibilité et capacité d’adaptation

CONDITIONS DU POSTE

Statut : CDD renouvelable sur la durée du projet, 40 heures par semaine, contrat de droit tunisien suivant la réglementation

Sous la responsabilité du Responsable administratif et financier

En étroite collaboration avec la Responsable du Dispositif Nouvelle chance

Démarrage du poste : le 1 mai 2024

Localisation : Sousse avec des déplacements à prévoir à Kairouan ou Tunis

Conditions de la mission :

• Rémunération motivante, selon la grille IECD Tunisie ;
• Congés payés : 2 jours par mois + jours fériés locaux
• Assurance Groupe Maladie

CONTACT Envoyez votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) avec la référence « Tunisie – assistant administratif» à l’adresse suivante : [email protected] avant le 15 avril 2024