Chef Secrétaire Médical

Qui Sommes-nous ?

Nous sommes établis au Canada depuis 1994 et en RDC depuis 2013. Nous sommes devenus un centre d'excellence avec 5 branches satellites en RDC à Kinshasa Gombe, à Kinshasa Bandalungwa, à Kinshasa Ngaliema ainsi qu’à Lubumbashi, un centre et un centre spécialisé.

Notre Vision : Devenir un réseau de centres médicaux d’excellence au Canada et en Afrique subsaharienne.

Nos Valeurs : Patient : Tout est centré autour d’une expérience patient-sublime; Qualité : Qualité de la prise en charge Médicale avant toute chose ; Rapidité : Un service qui tient en compte les priorités du patient.

Notre Mission : Devenir un centre d'excellence médicale dans les soins en ambulatoire, la chirurgie, la maternité, et la dentisterie/ophtalmologie via une équipe médicale et un cadre de pointe.

Titre du Poste : Chef Secrétaire Médical

1. Contexte et Définition du poste :

Relevant di Directeur des opérations, le candidat au poste de chef de secrétariat médical assure la planification, l'organisation et le pilotage des activités du secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.

2. Responsabilité principale :

• L’accueil (physique, téléphonique, prise de RDV, prise et remise du courrier, etc.) et la prise en charge des personnes (patients, médecins, personnel),
• Accueil, encadrement et formation des équipes,
• Conseil aux directeurs concernant les choix, les projets, les procédures, les activités du service de secrétariat,
• Contrôle et suivi de la qualité des prestations des secrétaires médicales,
• Encadrement de proximité d'équipe, gestion et développement des personnels,
• Formation de personnes aux techniques et procédures du service, et à leur application,
• Organisation/ coordination/ supervision des contrôles relatifs aux activités du services (check liste, fiche de non-conformité, suivi des résultats, courriel de remise et reprise...),
• Organisation et description des processus spécifiques au service et traitement des dysfonctionnements,
• La gestion du matériel, des locaux (ordinateurs, tablettes, imprimantes, scan, téléphones, etc…) ,
• Vérification de la comptabilité courante : caisse journalière et sortie de caisse,
• Planification des activités et des moyens pour le contrôle des équipes et reporting,
• Autres activités : responsable du relevé des statistiques, élaboration des rapports hebdomadaires, factures mensuelles des sociétés partenaires, recouvrement, etc.
• Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités du service ainsi que de l’équipe,
• Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et /ou individuelles,
• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation

3. Profil recherché
   • Expériences requises :

• Avoir travaillé dans les secteurs suivants : Cabinets médicaux, laboratoires, centres de radiologie, cliniques, maisons de retraite, hôpitaux, centres de médecine du travail, …
• Avoir une bonne expression écrite et orale, bonne maîtrise en orthographe,
• Maîtriser l’informatique (traitement de texte, tableaux, logiciels de dossier médical),
• Maitrise de la gestion organisationnelle et la mise en place des changements des procedures,
• Polyvalence
• Communication/relations interpersonnelles
• Réactivité, évaluation de la charge de travail
• Sens de l’écoute, diplomatie, disponibilité, discrétion, calme et empathie
• Aptitude à la négociation
• Autonomie et capacité à travailler en équipe
• Capacité à prendre des initiatives
• Résistance au stress
• Capacité à se positionner au sein d’une équipe pluridisciplinaire

• Domaines :

Secrétariat Médical, Sciences Infirmières, sciences technologiques de la santé et du social, ou titre équivalent

• Niveau d’instruction :

Minimum licence ou masters, ou équivalent,

Connaissance de base de l’anglais (Niveau 3) serait un atout.