Qui sommes-nous ?
Perspectives, Société tunisienne travaillant exclusivement pour le compte de clients internationaux dans le secteur de l’enseignement supérieur.

Contexte

Dans le cadre du développement de l’activité Executive Education / Formation Continue, l’Assistant(e) administratif(ve), pédagogique et logistique bilingue Français / Anglais en télétravail à 100% intervient en appui à l’équipe pédagogique et à la Responsable Executive Education afin d’assurer la bonne organisation, le suivi administratif et le bon déroulement des actions de formation (catalogue, certifiantes, sur-mesure).

Le poste vise à sécuriser la gestion opérationnelle du cycle de vie des formations et à garantir la fluidité administrative et logistique des dispositifs Executive.

Missions principales

1. Gestion administrative des formationsA. Gestion des inscriptions & dossiers

• Inscrire les apprenants sur l’outil Aimaira
• Assurer la mise à jour des dossiers administratifs des apprenants
• Gérer les inscriptions entreprises et CPF
• Émettre et suivre les devis et conventions
• Coordonner les éléments administratifs avec la DAF (facturation, suivi paiements)
• Assurer l’archivage des dossiers conformément aux exigences Qualiopi
• Mettre à jour les données dans le Hubspot (CRM interne) et les outils internes
• Contribuer à la mise à jour des tableaux de suivi administratif et des indicateurs simples liés aux formations.

B. Suivi administratif pendant et après la formation

• Créer les feuilles d’émargement
• Assurer la transmission des attestations et certificats
• Clôturer administrativement les dossiers (CPF, financeurs)
• Contribuer à la mise à jour des tableaux de suivi et indicateurs opérationnels.

2. Suivi pédagogique & qualitéA. Accompagnement des apprenants

• Assurer le suivi pédagogique des apprenants tout au long de la formation
• Être un point de contact pour les apprenants concernant le déroulement de leur formation
• Collecter et transmettre les informations nécessaires à communiquer
• Contribuer au suivi de la présence et de l’assiduité

B. Coordination pédagogique & évaluations

• Coordonner les informations logistiques avec les intervenants
• Organiser le lancement et la collecte des évaluations à chaud
• Assurer le suivi des évaluations à froid
• Centraliser les retours qualité et contribuer à leur synthèse

3. Organisation & logistique des sessions de formation et évènements (Webinar, Salon...)A. Planification & coordination

• Planifier les sessions d’intervention en lien avec les intervenants
• Assurer le suivi et la coordination avec les intervenants (planning, informations pratiques, ajustements)
• Réserver les salles de formation en coordination avec l’équipe pédagogique
• Veiller à la bonne organisation des sessions
• Informer la Responsable Executive Education en cas de difficulté organisationnelle ou de point bloquant.

B. Gestion opérationnelle des webinars et salons professionnels

• Coordonner la logistique des webinaires Executive (Webikeo)
• Assurer un appui logistique lors des salons et événements professionnels (préparer les éléments logistiques (dossiers, badges, listes, supports)

4. Appui aux appels d’offres & programmes sur-mesure

• Centraliser les pièces administratives nécessaires aux réponses
• Mettre en forme les dossiers de réponse
• Coordonner la collecte des éléments internes (CV intervenants, références)
• Assurer le respect des délais
• Structurer et mettre à jour la base documentaire

Profil recherché

• Bilingue Français / Anglais avec une maîtrise écrite et orale irréprochable dans les deux langues.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Capacité à utiliser ou à apprendre rapidement des outils (ex. Aimaira)
• Sens de l’organisation et rigueur
• Bon relationnel et capacité à travailler en équipe
• Autonomie et réactivité
• Bonne communication écrite
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément en respectant les priorités définies
• Anticipation et sens des priorités
• Aisance avec les outils CRM et plateformes digitales
• Capacité à structurer et améliorer les process

 Évolution possible

Selon le développement de l’activité Executive Education et la montée en compétences, le poste pourra évoluer vers une fonction de coordination renforcée des opérations Executive Education.

Conditions

• Poste en 100% télétravail.
• Contrat : SIVP ou CDI par l’entité tunisienne Perspectives.
• Rémunération : selon expérience.
• Prise de poste : immédiate.

 Pourquoi nous rejoindre ?

• 100 en télétravail
• Travailler dans un environnement international, stimulant et tourné vers l’avenir.
• Participer à une aventure éducative et humaine stimulante.