Description du poste :
L’agent administratif dans un centre de formation est chargé d’assurer la gestion et l’organisation des activités administratives liées aux programmes de formation. Il/elle accueille les stagiaires, gère les dossiers d’inscription et assure le suivi administratif des formations.
Il/elle collabore avec les formateurs et la direction afin de garantir le bon déroulement des sessions de formation.

Tâches principales :

• Accueillir et informer les candidats et les stagiaires sur les formations disponibles.

• Gérer les inscriptions des stagiaires et préparer les dossiers administratifs.

• Assurer le suivi des présences et des absences des participants.

• Organiser les plannings des formations et la réservation des salles.

• Préparer les documents pédagogiques et administratifs (listes de présence, attestations, certificats).

• Répondre aux appels téléphoniques, aux e-mails et aux demandes d’information.

• Mettre à jour les bases de données des stagiaires.

• Assister les formateurs dans l’organisation des sessions de formation.

• Participer à l’organisation des examens et des évaluations.

• Archiver et classer les documents administratifs.

Compétences requises :

• Sens de l’organisation et rigueur administrative.

• Bonnes compétences en communication avec les étudiants et les formateurs.

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, e-mail).

• Capacité à travailler en équipe.

• Bonne gestion du temps et des priorités.

Missions complémentaires :

• Prise de photos lors des formations, ateliers et événements.

• Création et gestion d’une bibliothèque d’images pour la communication du centre.

Formation et expérience

• Diplôme Bac+3 en commerce, gestion ou domaine équivalent.

• Expérience confirmée de plus de 2 ans dans un poste d’assistanat commercial.

• Expérience obligatoire dans la gestion d’appels d’offres publics et/ou privés.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels CRM.

• Bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles.

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

• Compétences en analyse de données (BI, Excel avancé…) souhaitées.

• Connaissances en gestion de projets commerciaux.

• Bonne compréhension des exigences réglementaires liées aux appels d’offres.

Qualités personnelles

• Rigueur et respect des délais.

• Sens du service et discrétion professionnelle.

• Sens de l’organisation et capacité à coordonner plusieurs tâches.

• Capacité à travailler en collaboration avec différentes équipes.

• Bonnes compétences en communication interpersonnelle.

• Capacité d’adaptation et esprit d’amélioration continue.