Mission principale

L’assistante administrative assure l’organisation et le bon déroulement des opérations quotidiennes. Elle joue un rôle central dans la coordination entre l’équipe, la direction et les clients, en veillant au respect des délais, à la qualité d’exécution des tâches et au suivi rigoureux des paiements.

Responsabilités et activités principales
Organisation & gestion interne

• Planifier, organiser et mettre à jour les plannings de travail selon les priorités et la charge.
• Définir les priorités opérationnelles et ajuster les tâches en temps réel.
• Distribuer les missions aux collaborateurs et assurer leur suivi.
• Intervenir en cas de retard, blocage ou dysfonctionnement.

Coordination & suivi des opérations

• Assurer la communication quotidienne avec les équipes.
• Veiller au respect des délais et des standards de qualité.
• Coordonner entre la direction et les équipes opérationnelles.
• Garantir la fluidité de l’information et des processus.

Gestion de la relation client

• Assurer le suivi des clients depuis la validation jusqu’à la livraison finale.
• Vérifier que les prestations sont complétées avant toute facturation.
• Maintenir une communication professionnelle et organisée avec les clients.

Suivi administratif & financier

• Gérer et suivre les factures clients.
• Assurer le suivi des encaissements et relancer les paiements.
• Veiller au respect des délais de règlement.

Reporting

• Élaborer des rapports réguliers sur :
  • l’avancement des travaux
  • la performance de l’équipe
  • la situation des paiements
• Remonter les alertes et proposer des solutions.

Compétences requises

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Rigueur et sens du détail
• Leadership opérationnel et capacité à s’imposer avec diplomatie
• Bonnes compétences en communication (interne et externe)
• Réactivité et capacité à résoudre les problèmes rapidement
• Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes de gestion (Odoo ou équivalent est un plus)
  
   Profil recherché

• Formation en gestion, administration ou équivalent
• Expérience préalable en assistanat administratif, coordination ou suivi opérationnel
• Expérience dans un environnement dynamique avec forte charge de travail fortement appréciée