À propos de LEXIFRANCE

LEXIFRANCE est un bureau indépendant spécialisé dans l’accompagnement administratif des particuliers, notamment dans le cadre de leurs démarches relatives au séjour en France, à la régularisation administrative, au renouvellement des titres de séjour, à la naturalisation et au suivi des demandes auprès des administrations compétentes.

Nous accompagnons nos clients dans la compréhension des procédures, la constitution de leurs dossiers, le classement des justificatifs, le suivi des échéances et les échanges avec les préfectures et organismes administratifs.

Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons une assistante administrative polyvalente, rigoureuse, organisée et à l’aise dans la relation avec une clientèle ayant besoin d’un accompagnement attentif et structuré.

Missions principales

Sous la responsabilité de la direction, vous participerez au suivi administratif quotidien des prospects et des clients de LEXIFRANCE.

Accueil et relation avec les clients et maîtrise de la vente de prestations de services aux étrangers

• Répondre aux appels téléphoniques, courriels, formulaires de contact et messages WhatsApp ;
• Accueillir les clients au bureau et assurer une première orientation administrative ;
• Identifier la nature de la demande et recueillir les informations nécessaires ;
• Reformuler clairement la situation exposée par le client ;
• Rassurer les interlocuteurs tout en restant précis sur les délais et les procédures ;
• Organiser les rendez-vous téléphoniques, en visioconférence ou au cabinet ;
• Relancer les clients lorsque des documents, informations ou règlements sont manquants.

Qualification et suivi des dossiers

• Créer et mettre à jour les fiches prospects et clients dans le logiciel CRM HubSpot ;
• Vérifier les coordonnées, les échéances et l’avancement de chaque dossier ;
• Classer les dossiers selon leur nature, leur urgence et leur niveau de priorité ;
• Identifier les dates importantes : expiration de titre, délai de réponse, demande de complément ou date limite de recours ;
• Préparer des synthèses claires à destination de la direction ou du responsable de dossier ;
• Signaler rapidement les situations urgentes, les incohérences ou les risques administratifs détectés ;
• Assurer le suivi des dossiers jusqu’à leur clôture.

Collecte, contrôle et classement des justificatifs

• Demander aux clients les documents nécessaires à l’étude de leur situation ;
• Réceptionner, télécharger, renommer et classer les pièces justificatives ;
• Vérifier la lisibilité, la cohérence et la validité apparente des documents transmis ;
• Identifier les pièces manquantes, incomplètes, expirées ou contradictoires ;
• Préparer des tableaux récapitulatifs et des bordereaux de pièces ;
• Classer les documents dans un ordre logique et chronologique ;
• Préparer les dossiers destinés à être contrôlés par le responsable administratif ou juridique ;
• Veiller au respect de la confidentialité et des règles relatives à la protection des données personnelles.

Suivi des procédures administratives

• Consulter les plateformes et sites administratifs utiles au traitement des dossiers ;
• Participer au suivi des démarches réalisées sur l’ANEF, Démarches numériques et les plateformes préfectorales ;
• Vérifier l’état d’avancement des demandes ;
• Aider les clients à comprendre les notifications, demandes de complément et attestations reçues ;
• Préparer les éléments nécessaires aux demandes de renouvellement, relances ou signalements ;
• Assurer un suivi rigoureux des délais administratifs ;
• Remonter à la direction les situations nécessitant une analyse juridique ou une décision stratégique.

Gestion administrative et commerciale

• Préparer les devis, contrats et documents administratifs ;
• Vérifier la réception des documents signés ;
• Suivre les règlements, échéanciers et soldes restant dus ;
• Transmettre les informations nécessaires à la facturation ;
• Mettre à jour les statuts des prospects et des clients dans HubSpot ;
• Participer aux relances commerciales et au suivi des demandes entrantes ;
• Contribuer à l’amélioration des outils, modèles, tableaux de suivi et procédures internes.

Compétences relationnelles

• Très bon sens de l’accueil et de l’écoute ;
• Patience, pédagogie et capacité à reformuler ;
• Capacité à communiquer avec des personnes parfois inquiètes ou en situation administrative complexe ;
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité ;
• Diplomatie et maîtrise de soi ;
• Capacité à faire respecter un cadre, des délais et une liste de documents ;
• Sens du service et de la satisfaction client.

Compétences numériques, à l’aise avec les outils IA notamment ChatGPT PRO

• Bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel et Outlook ;
• Bonne maîtrise de Google Drive, Google Docs et Google Sheets ;
• Capacité à travailler avec des documents PDF : fusion, classement, renommage et contrôle ;
• Aisance avec les logiciels CRM, idéalement HubSpot ;
• Aisance avec les outils de visioconférence et de communication professionnelle ;
• Capacité à utiliser des plateformes administratives en ligne ;
• Une connaissance de l’ANEF, de Démarches numériques ou des plateformes préfectorales serait appréciée.

Profil recherché

Vous disposez d’une première expérience de 1 à 3 ans dans un poste d’assistanat administratif, de secrétariat, de gestion de dossiers ou de relation client.

Une expérience au sein d’un cabinet, d’une association, d’un organisme de formation, d’un service administratif, d’une structure juridique ou d’un environnement traitant des démarches administratives en France régies par le CESEDA complexes constitue un avantage.

Vous êtes une personne :

• Rigoureuse et méthodique ;
• Réactive et autonome ;
• Organisée et attentive aux détails ;
• Capable de respecter des procédures internes ;
• À l’aise au téléphone et dans la rédaction ;
• Capable de travailler avec des délais parfois courts ;
• Respectueuse des données personnelles et de la confidentialité ;
• Force de proposition pour améliorer le suivi des dossiers.

La connaissance du droit des étrangers n’est pas obligatoirement exigée, mais une expérience dans le suivi des démarches liées aux titres de séjour, aux préfectures, à la naturalisation, au droit d’asile ou aux procédures administratives serait fortement appréciée.

Une formation interne aux méthodes et procédures de LEXIFRANCE sera assurée.

Qualités particulièrement appréciées

• Sens des responsabilités ;
• Ponctualité et fiabilité ;
• Esprit d’équipe ;
• Capacité d’adaptation ;
• Esprit d’analyse et de synthèse ;
• Capacité à reconnaître une situation urgente ;
• Respect des consignes et des circuits de validation ;
• Capacité à distinguer l’information administrative de l’analyse juridique ;
• Volonté d’apprendre et de monter progressivement en compétence.

Conditions du poste

• CDI à temps plein ;
• Poste basé à Tunis ;
• Travail principalement en présentiel ;
• Horaires à définir selon l’organisation de l’entreprise ;
• Rémunération selon le profil, l’expérience et les compétences ;
• Formation aux procédures internes et aux outils utilisés par LEXIFRANCE ;
• Environnement de travail dynamique, exigeant et orienté vers la qualité du suivi client.

Candidature

Merci d’adresser votre candidature comprenant :

• Un curriculum vitae actualisé ;
• Une lettre ou un message de motivation ;
• Vos disponibilités pour une prise de poste ;
• Vos prétentions salariales ;
• Le cas échéant, des exemples de missions administratives similaires déjà réalisées.