À propos d'EduSmart EduSmart est une agence spécialisée dans l'accompagnement des étudiants dans leurs projets . Nos services couvrent le Study Abroad, les demandes de visa, les séjours linguistiques et les services de traduction. Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Office Manager & Operations Coordinator capable de piloter les opérations administratives, financières et organisationnelles de l'entreprise tout en assurant une coordination efficace entre les équipes.

Informations sur le poste Poste : Office Manager & Operations Coordinator Type de contrat : CDI / CDD Mode de travail : Présentiel Lieu : Bureau EduSmart, Résidence Farah Lake, Les Berges du Lac 2, Tunis

Missions principales

Gestion administrative et organisation du bureau

Assurer la gestion administrative quotidienne du bureau et veiller au bon fonctionnement des opérations.

Garantir l'organisation, l'archivage et la confidentialité des documents administratifs.

Mettre en place et faire respecter les procédures internes.

Assurer le suivi des contrats, documents administratifs et dossiers internes.

Coordination des opérations

Superviser le bon déroulement des opérations quotidiennes.

Coordonner les différents services afin d'assurer une communication fluide entre les équipes.

Identifier les points de blocage et mettre en œuvre les actions nécessaires pour garantir le respect des délais.

Participer à l'amélioration continue des processus internes.

Gestion et suivi des dossiers clients

Assurer le suivi opérationnel de l'ensemble des dossiers EduSmart : Study Abroad Visa Séjours linguistiques Traduction Pour chaque dossier

Vérifier la conformité et la complétude des documents.

Contrôler l'avancement de chaque étape.

Coordonner les échanges entre les équipes concernées.

Veiller au respect des délais. Mettre à jour le CRM et les tableaux de suivi.

Garantir une expérience client de qualité.

Organisation des réunions et suivi des actions

Organiser les réunions hebdomadaires et mensuelles.

Préparer les ordres du jour. Rédiger les comptes rendus.

Assurer le suivi des décisions prises.

Contrôler l'avancement des tâches de chaque département.

Relancer les collaborateurs lorsque cela est nécessaire afin d'assurer le respect des échéances.

Gestion financière et administrative

Préparer et coordonner les virements mensuels des salaires des collaborateurs.

Calculer les commissions des équipes .

Gérer la caisse quotidienne en contrôlant les entrées et sorties avec leurs justificatifs (factures, reçus, bons de paiement). Établir les récapitulatifs journaliers des mouvements de caisse.

Préparer les déclarations mensuelles des recettes.

Assurer le suivi des fiches de paie en collaboration avec le cabinet comptable.

Organisation et coordination des événements

Vous serez responsable de l'organisation opérationnelle des événements EduSmart (salons, journées portes ouvertes, conférences, workshops, sessions d'information, événements partenaires, etc.).

À ce titre, vous devrez : Planifier les différentes étapes de préparation des événements.

Coordonner les équipes internes et les prestataires externes. Assurer la logistique avant, pendant et après chaque événement.

Préparer les supports nécessaires au bon déroulement des événements.

Veiller au respect du planning et des budgets définis.

Superviser l'installation et la coordination le jour J. 

Garantir le bon déroulement des événements et résoudre rapidement les imprévus.

Réaliser un bilan opérationnel après chaque événement et proposer des axes d'amélioration.

Développement des partenariats

Participer activement au développement du réseau de partenaires d'EduSmart afin de soutenir la croissance de l'entreprise. Vos missions incluront notamment : Identifier de nouveaux partenaires stratégiques.

Développer des relations avec les universités, écoles, instituts et centres de langues internationaux.

Entretenir les relations avec les partenaires existants. Coordonner les échanges avec les représentants des établissements partenaires.

Préparer les conventions, accords de collaboration et documents administratifs.

Organiser les visites, réunions et présentations avec les partenaires.

Assurer le suivi des partenariats et veiller au respect des engagements mutuels.

Collaborer avec la Direction pour identifier de nouvelles opportunités de développement en Tunisie et à l'international.

Coordination avec les partenaires externes

Assurer un suivi régulier avec le cabinet comptable pour toutes les opérations comptables, fiscales et administratives. Coordonner les déclarations administratives et sociales, notamment les déclarations trimestrielles à la CNSS.

Collaborer avec les partenaires externes tels que le comptable, l'avocat, les banques et les administrations lorsque nécessaire.

Gestion administrative des ressources humaines

Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers administratifs des collaborateurs.

Assurer le suivi des contrats de travail, documents légalisés et autres documents administratifs. Veiller à la conformité des dossiers du personnel.

Suivi administratif des clients

Gérer le suivi administratif des clients.

Veiller à la bonne conservation des contrats signés.

Après chaque signature de contrat, envoyer un e-mail récapitulatif reprenant les conditions convenues entre EduSmart et le client, avec le CEO et l'Office Manager en copie.

Assurer le classement et l'archivage des documents clients physiques et numériques.

Reporting et indicateurs

Préparer des tableaux de bord opérationnels.

Suivre les indicateurs de performance.

Identifier les retards et proposer des actions correctives.

Présenter régulièrement des rapports d'avancement à la Direction.

Profil recherché Nous recherchons une personne :

Très organisée et rigoureuse. Dotée d'un excellent sens des responsabilités. Capable de gérer plusieurs projets simultanément.

Autonome,

proactive et orientée solutions.

À l'aise dans un environnement dynamique.

Excellente communicante et appréciant le travail en équipe.

Soucieuse du détail et de la qualité.

Compétences requises

Excellentes compétences en organisation,

coordination et gestion des priorités.

Grande rigueur et sens de la confidentialité.

Excellentes compétences en communication écrite et orale.

Maîtrise de Microsoft Office et Google Workspace.

Bonne maîtrise d'un CRM et des outils de gestion administrative.

Capacité à collaborer efficacement avec la Direction, le cabinet comptable, les avocats, les partenaires et les clients.

Maîtrise de l'anglais indispensable (le français constitue un atout).

À l'aise devant la caméra et ouvert(e) à participer ponctuellement à la création de contenus vidéo pour les réseaux sociaux de l'entreprise.

Indicateurs de performance (KPIs)

La performance sera évaluée selon :

Respect des délais de traitement des dossiers.

Qualité du suivi des dossiers clients.

Exactitude des reportings administratifs et financiers.

Respect des procédures internes.

Taux de réalisation des actions décidées en réunion.

Qualité de la coordination entre les équipes.

Conformité des dossiers administratifs.

Satisfaction des clients et des équipes internes.

Ce que nous offrons

Un environnement de travail dynamique et international.

Une collaboration directe avec la Direction.

Des responsabilités variées et stratégiques.

Des opportunités d'évolution professionnelle.

Une formation sur les processus et outils EduSmart

Comment postuler ? Envoyez votre CV à [email protected] avec pour objet : Candidature – Office Manager & Operations Coordinator