Urban Conciergerie est une conciergerie premium de location saisonnière, basée à Paris (7e), active en Île-de-France et en Afrique du Sud (Durban). Nous gérons pour le compte de propriétaires privés et d'investisseurs l'ensemble des opérations liées à la location courte et moyenne durée : création et mise en ligne des annonces, accueil voyageurs, ménage, linge, maintenance, service client et marketing digital. Dans le cadre de sa croissance, nous recherchons un(e) Office Manager pour assurer la gestion quotidienne du bureau et le bon déroulement des opérations courantes, en lien direct avec la direction. VOS MISSIONS Gestion administrative & vie du bureau - Relevé et traitement du courrier tous les jours (à partir de 12h) - Suivi de la messagerie téléphonique du bureau et rappel des appels en absence - Constitution et classement des dossiers propriétaires (CNI, acte de vente, assurance civile habitation, licence mairie, RIB pour versement des loyers) - Transmission mensuelle des justificatifs et pièces au comptable Suivi quotidien des réservations - Vérification chaque matin de la liste des check-ins du jour et des 7 jours suivants - Contrôle des paiements sur BookingSync ; envoi du lien de solde pour les réservations VRBO le cas échéant - Suivi des nouvelles réservations et gestion des emails entrants - Coordination quotidienne avec les prestataires locaux pour la validation des check-ins Coordination ménage & prestataires - Gestion et mise à jour du planning de ménage (y compris ménages de sortie propriétaire) - Vérification quotidienne avec la société de ménage de son programme du jour - Suivi qualité des interventions et résolution des incidents terrain - Vérification de la qualité des logements : prise en compte des réclamations des voyageurs et des retours des agents de ménage afin d'identifier les points d'amélioration de chaque appartement, élaboration de listes d'améliorations personnalisées et préparation de propositions aux propriétaires Gestion des plateformes & pricing - Suivi hebdomadaire (chaque vendredi) du calendrier BookingSync et des plateformes pour anticiper les réservations du week-end - Vérification hebdomadaire du statut des annonces (actives/désactivées) sur Airbnb, Booking.com, VRBO et autres plateformes (Wonderflats, Spotahome, Homelike, etc.) - Révision des prix deux fois par jour (matin et fin de journée) : ajustement des tarifs selon la demande et validation de la synchronisation via PriceLabs - Gestion des commentaires et avis voyageurs ; suivi hebdomadaire des notes 5 étoiles sur BookingSync - Création de mots-clés SEO (100/semaine) et de fiches d'amélioration par appartement - Prospection de nouveaux partenaires immobiliers via le CRM Relation propriétaires - Gestion des anniversaires propriétaires via Google Agenda - Mise à jour des contacts propriétaires pour la newsletter, en coordination avec l'équipe marketing - Suivi financier hebdomadaire du chiffre d'affaires par propriétaire, en préparation des factures de solde et de commission - Suivi et déclaration des sinistres et litiges (tableau Excel, argumentation auprès des plateformes) - Facturation des prestations dans le respect de la charte graphique et des mentions légales TVA Onboarding des nouveaux appartements - Création du dossier propriétaire (CNI, acte de vente, assurance habitation, licence mairie, RIB) - Création de la fiche logement et du mandat, envoi pour signature électronique - Coordination du ménage initial et du shooting photo, mise en ligne de l'annonce - Envoi des identifiants BookingSync au propriétaire PROFIL RECHERCHÉ - Expérience en gestion administrative, opérationnelle, immobilière ou en conciergerie locative appréciée - Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi de multiples dossiers en parallèle - Autonomie et capacité à anticiper les problèmes sans supervision constante - Bonne maîtrise du français écrit et oral (anglais apprécié) - Aisance avec les outils digitaux : Airbnb, Booking.com, VRBO, BookingSync/Smily, PriceLabs, Duve, Google Workspace, PipeDrive - Sens du service client, réactivité et calme dans la gestion des urgences - Discrétion et fiabilité (accès à des données sensibles) - Capacité à travailler sous charge de travail et sous pression CONDITIONS DU POSTE - Statut freelance / indépendant, contrat de prestation à forfait mensuel - Rémunération : 1 200 DNT / mois (forfait) - Horaires : du lundi au vendredi, 10h00 – 19h00 (pause déjeuner 12h00 – 13h00) - Poste en full télétravail, avec pointage via notre application de planning - Disponibilité immédiate Pour postuler, merci d'envoyer votre CV, une photo ainsi qu'une lettre de motivation à l'adresse suivante : [email protected]

Urban Conciergerie est une conciergerie premium de location saisonnière, basée à Paris (7e), active en Île-de-France et en Afrique du Sud (Durban). Nous gérons pour le compte de propriétaires privés et d'investisseurs l'ensemble des opérations liées à la location courte et moyenne durée : création et mise en ligne des annonces, accueil voyageurs, ménage, linge, maintenance, service client et marketing digital. Dans le cadre de sa croissance, nous recherchons un(e) Office Manager pour assurer la gestion quotidienne du bureau et le bon déroulement des opérations courantes, en lien direct avec la direction. VOS MISSIONS Gestion administrative & vie du bureau - Relevé et traitement du courrier tous les jours (à partir de 12h) - Suivi de la messagerie téléphonique du bureau et rappel des appels en absence - Constitution et classement des dossiers propriétaires (CNI, acte de vente, assurance civile habitation, licence mairie, RIB pour versement des loyers) - Transmission mensuelle des justificatifs et pièces au comptable Suivi quotidien des réservations - Vérification chaque matin de la liste des check-ins du jour et des 7 jours suivants - Contrôle des paiements sur BookingSync ; envoi du lien de solde pour les réservations VRBO le cas échéant - Suivi des nouvelles réservations et gestion des emails entrants - Coordination quotidienne avec les prestataires locaux pour la validation des check-ins Coordination ménage & prestataires - Gestion et mise à jour du planning de ménage (y compris ménages de sortie propriétaire) - Vérification quotidienne avec la société de ménage de son programme du jour - Suivi qualité des interventions et résolution des incidents terrain - Vérification de la qualité des logements : prise en compte des réclamations des voyageurs et des retours des agents de ménage afin d'identifier les points d'amélioration de chaque appartement, élaboration de listes d'améliorations personnalisées et préparation de propositions aux propriétaires Gestion des plateformes & pricing - Suivi hebdomadaire (chaque vendredi) du calendrier BookingSync et des plateformes pour anticiper les réservations du week-end - Vérification hebdomadaire du statut des annonces (actives/désactivées) sur Airbnb, Booking.com, VRBO et autres plateformes (Wonderflats, Spotahome, Homelike, etc.) - Révision des prix deux fois par jour (matin et fin de journée) : ajustement des tarifs selon la demande et validation de la synchronisation via PriceLabs - Gestion des commentaires et avis voyageurs ; suivi hebdomadaire des notes 5 étoiles sur BookingSync - Création de mots-clés SEO (100/semaine) et de fiches d'amélioration par appartement - Prospection de nouveaux partenaires immobiliers via le CRM Relation propriétaires - Gestion des anniversaires propriétaires via Google Agenda - Mise à jour des contacts propriétaires pour la newsletter, en coordination avec l'équipe marketing - Suivi financier hebdomadaire du chiffre d'affaires par propriétaire, en préparation des factures de solde et de commission - Suivi et déclaration des sinistres et litiges (tableau Excel, argumentation auprès des plateformes) - Facturation des prestations dans le respect de la charte graphique et des mentions légales TVA Onboarding des nouveaux appartements - Création du dossier propriétaire (CNI, acte de vente, assurance habitation, licence mairie, RIB) - Création de la fiche logement et du mandat, envoi pour signature électronique - Coordination du ménage initial et du shooting photo, mise en ligne de l'annonce - Envoi des identifiants BookingSync au propriétaire PROFIL RECHERCHÉ - Expérience en gestion administrative, opérationnelle, immobilière ou en conciergerie locative appréciée - Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi de multiples dossiers en parallèle - Autonomie et capacité à anticiper les problèmes sans supervision constante - Bonne maîtrise du français écrit et oral (anglais apprécié) - Aisance avec les outils digitaux : Airbnb, Booking.com, VRBO, BookingSync/Smily, PriceLabs, Duve, Google Workspace, PipeDrive - Sens du service client, réactivité et calme dans la gestion des urgences - Discrétion et fiabilité (accès à des données sensibles) - Capacité à travailler sous charge de travail et sous pression CONDITIONS DU POSTE - Statut freelance / indépendant, contrat de prestation à forfait mensuel - Rémunération : 1 200 DNT / mois (forfait) - Horaires : du lundi au vendredi, 10h00 – 19h00 (pause déjeuner 12h00 – 13h00) - Poste en full télétravail, avec pointage via notre application de planning - Disponibilité immédiate Pour postuler, merci d'envoyer votre CV, une photo ainsi qu'une lettre de motivation à l'adresse suivante : [email protected]