Vienna Events recrute un(e) Maître de Salle / Coordinateur(trice) Événementiel(le) pour assurer la coordination opérationnelle de ses événements et garantir une expérience fluide, élégante et professionnelle aux clients et à leurs invités.

Le coordinateur événementiel représente l’entreprise sur le terrain. Il est l’interlocuteur principal du client, des équipes internes et des différents prestataires présents lors de l’événement.

Le poste est proposé à temps partiel, selon le calendrier des événements, avec une rémunération définie par événement ou par mission.

Avant l’événement :

• Participer au briefing avec l’équipe.
• Prendre connaissance du programme, des horaires et des exigences du client.
• Identifier les différents prestataires et leurs responsables.
• Vérifier les différents temps forts de l’événement.
• Confirmer les horaires d’installation et d’intervention.
• Préparer une feuille de route avec les informations et contacts nécessaires.
• Anticiper les éventuels problèmes et préparer des solutions adaptées.

Avant l’arrivée des invités :

• Être présent sur le lieu avant le début de l’événement.
• Contrôler la mise en place générale de la salle.
• Vérifier la décoration, l’éclairage, la sonorisation et les espaces d’accueil.
• Vérifier la présence et la préparation des différents prestataires.
• Organiser un dernier briefing avec les équipes.
• Identifier les éventuelles anomalies et suivre leur correction.

Pendant l’événement :

• Accueillir et accompagner les clients avec professionnalisme et discrétion.
• Être leur interlocuteur principal pendant toute la prestation.
• Coordonner les prestataires, les équipes de service et les équipes techniques.
• Donner le signal pour les différents moments importants de l’événement.
• Veiller au respect du programme et ajuster le timing lorsque cela est nécessaire.
• Contrôler la qualité du service et le confort des invités.
• Gérer les demandes et les imprévus avec calme et efficacité.
• Maintenir une communication permanente entre les différents intervenants.

En fin d’événement :

• Vérifier que les différentes étapes prévues ont été correctement réalisées.
• Accompagner le client jusqu’à son départ.
• Superviser la clôture de la prestation avec les équipes.
• Identifier les incidents, retards ou remarques importantes.
• S’assurer qu’aucune demande du client ne reste sans traitement.

Après l’événement :

• Préparer un compte rendu synthétique destiné à la direction.
• Présenter les points réussis et les éventuelles difficultés rencontrées.
• Signaler les remarques des clients et des prestataires.
• Proposer des pistes d’amélioration pour les prochains événements.

• Excellente présentation et comportement professionnel.
• Très bonne communication et aisance relationnelle.
• Maîtrise de l’arabe et du français.
• Bonne maîtrise de l’anglais.
• Excellent sens de l’écoute et de l’accompagnement client.
• Capacité à rassurer et à communiquer avec diplomatie.
• Leadership naturel et capacité à coordonner plusieurs intervenants.
• Très bonne organisation.
• Ponctualité et sens des responsabilités.
• Sens du détail et exigence sur la qualité du service.
• Capacité à gérer les imprévus et les situations de stress.
• Réactivité et orientation solutions.
• Capacité à travailler de manière autonome.
• Disponibilité en soirée, les week-ends et les jours fériés selon le calendrier des événements.
• Une expérience dans l’événementiel, l’hôtellerie, la restauration, les salles de réception ou l’accueil premium constitue un avantage.