Dans le cadre du Renfort de nos activités, nous recherchons un Document Controller (DCC) ayant au minimum 3 ans d’expérience, afin d’assurer la gestion, le contrôle, l’archivage et la traçabilité de l’ensemble de la documentation liée aux projets.

2. Principales responsabilitésGestion documentaire

• Assurer la réception, l’enregistrement, la classification et l’archivage des documents du projet.
• Garantir la mise à jour et la traçabilité des documents et de leurs différentes versions.
• Assurer la diffusion des documents auprès des interlocuteurs concernés.
• Maintenir une base documentaire fiable, structurée et régulièrement mise à jour.
• Veiller au respect des règles de codification, de nommage et de classement des documents.

Contrôle et suivi des documents

• Contrôler la conformité des documents avant leur diffusion.
• Suivre les cycles de révision, validation et approbation des documents.
• Assurer le suivi des documents en attente de validation ou de retour.
• Préparer et mettre à jour les Document Control Registers, matrices et tableaux de suivi.
• Identifier les documents obsolètes et veiller à leur remplacement ou à leur archivage conformément aux procédures.

Coordination avec les équipes

• Assurer l’interface documentaire entre les équipes projet, les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et les différents départements.
• Répondre aux demandes de recherche et de transmission de documents.
• Participer aux réunions de coordination lorsque nécessaire.
• Assurer le suivi des commentaires et observations liés aux documents soumis.

Reporting

• Préparer les rapports et tableaux de bord relatifs à l’état d’avancement documentaire.
• Assurer le suivi des documents transmis, reçus, approuvés, rejetés ou en attente.
• Alerter les responsables concernés en cas de retard ou de non-conformité documentaire.
• Contribuer à l’amélioration continue du système de gestion documentaire.

3. Profil recherché

• Formation supérieure en gestion documentaire, administration, gestion de projet, ingénierie, secrétariat technique ou domaine similaire.
• Minimum 3 ans d’expérience dans un poste de Document Controller ou dans une fonction similaire.
• Une expérience dans un environnement industriel, engineering, construction, énergie ou projets internationaux serait un atout.
• Bonne maîtrise des principes de gestion et de contrôle documentaire.
• Bonne capacité d’organisation, de classement et de suivi.
• Rigueur, méthodologie et sens du détail.
• Capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs et à respecter les délais.
• Bonnes capacités de communication et de coordination.

4. Compétences techniques

• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, Word et Outlook.
• Bonne connaissance des systèmes de gestion documentaire et des plateformes collaboratives.
• Maîtrise du suivi des versions, des révisions et des circuits de validation.
• Capacité à gérer un volume important de documents avec rigueur.
• La connaissance de logiciels tels que SharePoint, Aconex, EDMS, ProjectWise ou autres outils de gestion documentaire constitue un atout.

5. Langues

• Français : Bon niveau professionnel.
• Anglais : Bon niveau professionnel, à l’écrit comme à l’oral.