Assurer le premier contact avec les prospects, organiser leur parcours commercial et accompagner le responsable commercial dans le suivi quotidien des clients.

Elle doit permettre qu’aucune demande ne soit oubliée et que chaque prospect avance naturellement vers une visite, une proposition puis une réservation.

Responsabilités

* Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes clients.
* Qualifier chaque prospect : besoin, date, budget, nombre d’invités, type d’événement et espace recherché.
* Présenter clairement les premières informations commerciales.
* Orienter le prospect vers l’offre ou l’espace le plus adapté.
* Organiser les rendez-vous et visites.
* Confirmer les rendez-vous et effectuer les relances.
* Préparer les informations nécessaires avant chaque rendez-vous commercial.
* Assister le responsable commercial dans la préparation des propositions et dossiers clients.
* Assurer le suivi après les visites.
* Mettre à jour le CRM et les tableaux commerciaux.
* Classer les prospects selon leur niveau d’intérêt et leur potentiel.
* Suivre les devis, options, pré-réservations et prochaines actions.
* Maintenir une communication professionnelle et chaleureuse avec le client tout au long de son parcours.

Parcours commercial à gérer

Demande entrante → qualification → présentation → rendez-vous → visite → proposition → relance → négociation avec le responsable → réservation → transmission du dossier.

L’assistante doit savoir exactement où se trouve chaque client dans ce parcours et quelle est la prochaine action à réaliser.

* Expérience dans la relation client ou l’assistanat commercial.
* Très bonne communication téléphonique.
* Bonne présentation et sens de l’accueil.
* Organisation et rigueur.
* Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
* Bonne capacité de relance.
* Maîtrise des outils digitaux, WhatsApp, CRM et tableaux de suivi.
* Capacité à travailler avec un responsable commercial.
* Résistance au stress et rapidité d’exécution.
* Sens du service et orientation commerciale.

Évaluation du poste

Le poste doit pouvoir être mesuré chaque semaine, notamment sur :

* nombre d’appels traités ;
* rapidité de réponse ;
* nombre de prospects qualifiés ;
* nombre de rendez-vous programmés ;
* taux de présence aux rendez-vous ;
* qualité et régularité des relances ;
* mise à jour du CRM ;
* nombre de prospects transformés en visites ;
* nombre de dossiers transmis correctement au commercial ;
* satisfaction et qualité de la relation client.

Positionnement

L’assistante commerciale ne remplace pas le commercial.

Elle prépare, organise et fait avancer le client.

Le responsable commercial intervient ensuite davantage sur :
la visite → la proposition → la négociation → le closing.

L’objectif est que le commercial puisse consacrer son temps aux prospects à fort potentiel pendant que l’assistante garantit un suivi impeccable de l’ensemble du flux commercial.