Secrétaire Standardiste & Assistante de Direction

Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’entreprise tout en apportant un soutien administratif et organisationnel à la Direction. Le poste combine des missions d’accueil, de gestion administrative, de communication interne/externe et d’assistanat de haut niveau.

Responsabilités

1. Accueil & Standard

• Accueillir et orienter les visiteurs, clients, partenaires et fournisseurs.
• Gérer le standard téléphonique : filtrer les appels, transférer, prendre des messages.
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons.
• Tenir à jour les registres d’accueil et gérer les réservations des salles de réunion.
• Assurer une image professionnelle et positive de l'entreprise.

2. Administration Générale

• Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, notes, courriels et documents internes.
• Gérer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers et bases de données.
• Gérer les fournitures de bureau : commandes, suivi des stocks, réception.
• Réaliser des tâches de saisie, mise à jour de tableaux, préparation de documents.

3. Support à la Direction

• Gérer l’agenda de la Direction : rendez-vous, réunions, priorisation des tâches.
• Organiser et préparer les réunions : invitations, ordre du jour, dossiers, comptes rendus.
• Assurer la gestion des e-mails et courriers de la Direction.
• Préparer des dossiers stratégiques, présentations, notes de synthèse.
• Assurer la coordination avec les différents services et partenaires extérieurs.
• Suivre les dossiers en cours et veiller au respect des délais.
• Gérer la logistique des déplacements : réservations, plannings, notes de frais.

4. Communication & Interface

• Servir d’interlocuteur privilégié entre la Direction, les équipes internes et les partenaires externes.
• Faciliter la circulation des informations et le suivi des demandes.
• Assurer une communication professionnelle, fiable et confidentielle.
• Compétences techniques
• • Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
  • Maitrise des langues (Arabe, Français, anglais)
  • Excellente expression orale et écrite.
  • Aisance téléphonique et sens du service.
  • Capacité à rédiger des documents professionnels.
  • Organisation d’événements et de réunions.
  • Connaissance des outils de gestion administrative.

  Qualités personnelles

  • Sens de l’accueil, diplomatie, présentation soignée.
  • Sens aigu de l’organisation et des priorités.
  • Polyvalence, réactivité, autonomie.
  • Discrétion, confidentialité et fiabilité absolue.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
  • Très bon relationnel et esprit d’équipe.

  Formation & expérience

  • Bac à Bac+2/3 en secrétariat, assistanat ou gestion administrative.
  • Expérience en accueil et/ou assistanat fortement appréciée.
  • Une expérience auprès d’une Direction est un atout.