Intitulé du poste

Responsable / Chargé(e) Back Office Commercial & Appels d’Offres

Rattachement hiérarchique Direction Commerciale / Direction Générale

Mission principale

Assurer le support administratif, commercial et opérationnel de l’équipe commerciale et piloter le processus de gestion des appels d’offres, depuis la veille et l’identification des avis jusqu’à la préparation, la soumission et au suivi des dossiers.

Back Office Commercial

• Préparer les dossiers clients : contrats, documents administratifs, fiches de renseignements, pièces commerciales.
• Suivre les commandes, contrats et échéances en collaboration avec les services concernés.
• Assurer le classement et l’archivage des documents commerciaux.
• Veiller au respect des procédures internes et des délais.

B. Gestion des appels d’offres

• Assurer une veille régulière des appels d’offres et consultations correspondant aux activités de l’entreprise.
• Identifier les opportunités pertinentes et les transmettre à la Direction Commerciale.
• Analyser les dossiers de consultation : cahier des charges, règlement de consultation, critères d’évaluation, délais et exigences administratives.
• Constituer les dossiers administratifs et commerciaux.
• Collecter auprès des services internes les éléments techniques, financiers et juridiques nécessaires.
• Préparer et mettre en forme les dossiers de soumission conformément aux exigences du client.
• Vérifier la conformité et l’exhaustivité des pièces avant dépôt.
• Assurer le dépôt des offres dans les délais et selon le canal exigé : plateforme électronique, email ou dépôt physique.
• Assurer la traçabilité des soumissions et conserver les preuves de dépôt.
• Suivre les demandes de clarification, additifs et éventuelles modifications du dossier de consultation.
• Assurer le suivi des résultats des appels d’offres.

Formation :

• Bac+3 à Bac+5 en  administration, informatique, commercial ou domaine similaire.

Expérience :

• Expérience de 0 à 1 ans dans le back-office commercial, l’administration des ventes, la gestion des appels d’offres ou une fonction similaire.
• Une expérience dans la préparation de dossiers de soumission constitue un atout.
• Maîtrise des techniques de gestion commerciale et administrative.
• Bonne connaissance du processus de réponse aux appels d’offres.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Maîtrise d’Excel, des outils Microsoft Office et Plateformes électroniques d’appels d’offres.
• Bonne capacité de gestion et de classement documentaire.
• Capacité à analyser un cahier des charges et à identifier les exigences clés.

• Rigueur et sens de l’organisation.
• Esprit d’analyse et de synthèse.
• Respect strict des délais.
• Autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Sens des priorités.
• Esprit d’équipe.