À propos dʼEduSmart EduSmart accompagne les étudiants dans leurs projets dʼétudes à lʼétranger, de la sélection des programmes et universités jusquʼà lʼadmission et à la préparation du dossier visa. Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Admission & Visa Officer pour rejoindre notre équipe et assurer le suivi des dossiers étudiants avec rigueur, rapidité et efficacité.

Missions principales

 Gestion des admissions

Analyser les profils académiques des étudiants.

Vérifier les conditions dʼadmission des universités et programmes.

Identifier les programmes et établissements adaptés au profil du candidat.

Préparer et vérifier les dossiers de candidature.

Contrôler la conformité et la complétude des documents.

Préparer et soumettre les candidatures auprès des universités et partenaires.

Assurer le suivi des demandes dʼadmission.

Gérer les demandes de documents complémentaires.

Suivre les deadlines des universités. Réceptionner et analyser les offres dʼadmission.

Informer lʼétudiant de lʼévolution de son dossier. Mettre à jour les outils de suivi et le CRM.

 Gestion des dossiers visa

Préparer et contrôler les dossiers visa selon les exigences du pays concerné.

Vérifier la conformité des documents.

Identifier les documents manquants ou nécessitant une correction.

Accompagner lʼétudiant dans la préparation de son dossier.

Assurer le suivi des étapes du processus visa.

Préparer les étudiants aux différentes étapes de leur procédure visa.

Suivre les rendez-vous et deadlines.

Assurer le suivi jusquʼà la décision finale.

Collaborer avec lʼAcademic Advisor et les autres équipes pour garantir un traitement fluide du dossier.

Suivi des dossiers

Pour chaque étudiant, garantir :

Un statut clairement défini.

Une prochaine action.

Une deadline.

Des commentaires à jour.

Des documents correctement classés.

Une communication régulière avec le client.

Aucun dossier ne doit rester sans suivi ou sans prochaine action

Profil recherché

Nous recherchons une personne :

Très réactive, agile et rapide dans lʼexécution.

Très organisée et rigoureuse.

À lʼaise avec la gestion de plusieurs dossiers simultanément.

Capable de respecter des deadlines strictes.

Dotée dʼun excellent sens du détail.

Autonome et orientée solutions.

Capable dʼidentifier rapidement un problème et de proposer une solution.

À lʼaise dans la communication avec les étudiants, universités et partenaires.

Capable de travailler dans un environnement dynamique et international.

Expérience

Une expérience dans :

Lʼadmission universitaire. Le Study Abroad.

Les procédures visa.

Les agences dʼétudes à lʼétranger.

Les relations avec les universités ou établissements internationaux.

constitue un fort avantage.

Une expérience spécifique en gestion de dossiers visa est un plus important.

Compétences linguistiques

Compétences linguistiques Très bon niveau de langue indispensable, notamment :

Français : très bon niveau.

Anglais : très bon niveau professionnel, à lʼécrit comme à lʼoral.

Qualités recherchées

⚡ Rapidité : traiter les demandes et les dossiers dans les meilleurs délais.

 Rigueur : aucune erreur sur les documents, deadlines ou informations transmises.

 Attention aux détails : vérifier chaque élément avant soumission.

 Communication : assurer une communication claire avec les étudiants et partenaires.

 Agilité : sʼadapter rapidement aux changements de procédures, exigences ou situations.

 Esprit solution : ne pas simplement identifier un problème, mais chercher activement une solution.

KPIs du poste

La performance sera notamment évaluée sur :

Respect des deadlines dʼadmission et visa.

Délai moyen de traitement des dossiers.

Taux de dossiers complets. Nombre dʼerreurs documentaires.

Nombre de candidatures soumises dans les délais.

Taux de suivi des dossiers.

Respect des prochaines actions.

Qualité de la communication avec les étudiants. Rapidité de traitement des demandes.

Taux de dossiers bloqués.