Dans le cadre du renforcement de son équipe, SAM – Société des Articles Métalliques, société spécialisée dans la signalisation et la sécurité routière, recrute un(e) :

Responsable Administratif, Transit et Marchés

Lieu de travail : Route de Tunis Km 10 – Cité El Ons, Sfax

Missions principales

Rattaché(e) à la Direction Générale, le/la Responsable Administratif et Marchés sera chargé(e) de la gestion et du suivi administratif des appels d’offres, marchés, dossiers clients et opérations de commerce extérieur de la société.

1. Appels d’offres et soumissions

• Recherche et suivi des appels d’offres correspondant aux activités de l’entreprise ;
• Consultation et étude des cahiers des charges et dossiers d’appels d’offres ;
• Identification et préparation des pièces administratives exigées ;
• Constitution, vérification et suivi des dossiers de soumission ;
• Gestion des soumissions électroniques sur la plateforme TUNEPS ;
• Préparation et suivi des demandes de cautions provisoires ;
• Suivi des demandes d’éclaircissements et correspondances relatives aux appels d’offres ;
• Suivi des résultats, attributions et notifications des marchés.

1. Gestion et suivi administratif des marchés

• Suivi des marchés depuis leur attribution jusqu’à leur clôture ;
• Préparation et suivi des documents contractuels ;
• Suivi des ordres de service et des délais contractuels ;
• Préparation et suivi des cautions définitives, cautions d’avance, retenues de garantie et mainlevées ;
• Suivi des attachements, décomptes et dossiers de facturation ;
• Préparation et suivi des dossiers de réception provisoire et définitive ;
• Suivi des procès-verbaux, avenants et autres documents relatifs aux marchés ;
• Préparation et suivi des correspondances avec les clients, administrations et maîtres d’ouvrage ;
• Suivi des échéances administratives et contractuelles ;
• Classement et archivage des dossiers de marchés.

1. Suivi administratif des clients et projets

• Coordination administrative entre la Direction, les responsables de projets et les clients ;
• Préparation des différents courriers, demandes, attestations et dossiers administratifs ;
• Suivi des dossiers de paiement en coordination avec le service financier ;
• Suivi des documents nécessaires à l’exécution et à la clôture des projets ;
• Mise à jour régulière des tableaux de suivi des marchés et commandes.

1. Importation, exportation et transit

• Gestion administrative et suivi des opérations d’importation et d’exportation ;
• Suivi des commandes auprès des fournisseurs étrangers ;
• Vérification et suivi des factures pro forma, factures commerciales, listes de colisage, certificats et documents d’expédition ;
• Coordination avec les fournisseurs, transporteurs, transitaires, banques et autres intervenants ;
• Suivi des dates d’expédition, arrivées et livraisons ;
• Préparation et suivi des dossiers nécessaires au dédouanement ;
• Suivi des opérations de transit jusqu’à la réception de la marchandise ;
• Suivi des dossiers administratifs et bancaires liés aux opérations d’importation et d’exportation.

1. Gestion administrative générale

• Gestion et suivi des dossiers administratifs de l’entreprise relevant de la fonction ;
• Préparation et rédaction des courriers administratifs et professionnels ;
• Suivi des documents, contrats, attestations et échéances administratives ;
• Relations avec les administrations et organismes concernés ;
• Organisation, classement et archivage physique et numérique des dossiers ;
• Mise en place et tenue de tableaux de bord permettant un suivi rigoureux des dossiers et échéances ;

Reporting régulier auprès de la Direction Générale

Profil recherché

• Formation supérieure Bac+3 à Bac+5 en gestion, administration des affaires, commerce, finance, droit ou formation équivalente ;
• Expérience professionnelle de 5 ans minimum, idéalement dans une entreprise de travaux publics, BTP, industrie ou intervenant dans les marchés publics ;
• Expérience dans la préparation et le suivi des appels d’offres et marchés publics fortement souhaitée ;
• Bonne connaissance de la plateforme TUNEPS ;
• Connaissance des procédures relatives aux cautions bancaires et documents de marchés ;
• Une expérience dans les opérations d’importation, de transit et de dédouanement constitue un atout important ;
• Excellente maîtrise du français écrit et oral ;
• Bonne capacité de rédaction des courriers administratifs et professionnels ;
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment Word et Excel ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéances strictes ;
• Rigueur, organisation, autonomie, réactivité et sens des responsabilités ;
• Bonnes capacités de communication et de coordination avec les différents intervenants internes et externes.

Qualités recherchées

Nous recherchons particulièrement une personne polyvalente, méthodique et organisée, capable d’assurer le suivi d’un dossier depuis sa préparation jusqu’à sa clôture, d’anticiper les échéances et de travailler en étroite collaboration avec la Direction.