Mission du poste

Nous recherchons une personne organisée, polyvalente, réactive et à lʼaise avec les outils digitaux pour assister directement la CEO et participer au bon fonctionnement quotidien du bureau.

Le poste combine : Assistance CEO → Tâches administratives → Bureautique → Organisation → Appels → Coordination → Outils digitaux → Déplacements

Principales responsabilités

1. Assistance personnelle de la CEO

La personne doit être capable de recevoir une demande de la CEO, de comprendre rapidement ce qui est nécessaire, de lʼexécuter de manière autonome et dʼassurer le suivi jusquʼà sa finalisation.

Il sʼagit dʼun poste très polyvalent et opérationnel, avec de nombreuses tâches différentes selon les priorités de la Direction

Réaliser les différentes tâches demandées par la CEO.

Organiser et suivre son agenda.

Planifier et confirmer les rendez-vous.

Préparer certains documents et réunions.

Envoyer des emails et messages professionnels.

Faire des appels et des relances.

Effectuer des recherches sur Internet.

Suivre les tâches confiées jusquʼà leur finalisation.

Faire des rappels concernant les deadlines et rendez-vous.

Organiser certains déplacements ou réservations.

Effectuer certaines missions extérieures selon les besoins.

Principe de fonctionnement

Chaque demande doit idéalement suivre cette logique :

Demande CEO → Compréhension → Exécution → Suivi → Confirmation

La personne doit éviter quʼune tâche confiée reste oubliée ou sans suivi

 Tâches administratives et bureautiques

Rédiger et modifier des documents.

Créer et mettre à jour des tableaux Excel / Google Sheets.

Organiser les fichiers dans Google Drive. Scanner, imprimer et classer les documents.

Préparer des documents pour signature.

Mettre à jour les plannings.

Préparer des présentations simples.

Saisir et vérifier différentes informations.

Assurer le classement administratif et numérique. .

Accueil et gestion du bureau

Accueillir les clients, partenaires et visiteurs.

Orienter les visiteurs vers la bonne personne.

Préparer les salles de réunion.

Réceptionner les documents et colis

Vérifier les besoins du bureau.

Suivre les fournitures et consommables.

Participer à lʼorganisation générale du bureau.

GESTION DES APPELS

Lʼassistante peut être amenée à effectuer ou recevoir différents appels.

Appels sortants

Appeler des partenaires.

Appeler des clients.

Faire des confirmations.

Faire des relances.

Demander des informations.

Contacter des fournisseurs.

Contacter des administrations.

Appeler pour le compte de la CEO.

Organiser ou confirmer des rendez-vous

Appels entrants

Répondre professionnellement.

Identifier la demande.

Prendre les informations nécessaires.

Transférer vers la bonne personne.

Prendre un message.

Informer la CEO lorsquʼun appel nécessite son intervention.

ACCUEIL & SUPPORT BUREAU

La personne participe également au bon fonctionnement quotidien du bureau.

Responsabilités

Accueillir les visiteurs.

Orienter les clients.

Préparer les salles de réunion.

Recevoir les documents et colis.

Organiser certains rendez-vous.

Vérifier les besoins du bureau.

Suivre les fournitures.

Coordonner certains prestataires.

Signaler les problèmes rencontrés.

Participer à lʼorganisation générale du bureau.

DÉPLACEMENTS & MISSIONS EXTÉRIEURES

Certaines missions peuvent nécessiter un déplacement.

Exemples :

Banque

Poste

Administration

Fournisseur

Imprimerie

Partenaire

Autre bureau EduSmart

Récupération de documents

Dépôt de documents

Achat de fournitures

Préparation dʼun événement

Mission demandée par la CEO

La personne doit donc être disponible pour certaines tâches opérationnelles à lʼextérieur du bureau

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons une personne :

Polyvalente.

Organisée.

Très réactive.

Autonome.

Fiable.

Discrète.

Sérieuse.

Ponctuelle.

À lʼaise avec les outils informatiques.

À lʼaise avec les logiciels web.

Capable dʼapprendre rapidement.

À lʼaise au téléphone.

Bonne en communication.

Capable de gérer plusieurs tâches en même temps.

Capable de travailler avec des deadlines.

Orientée solutions.

Capable de prendre des initiatives lorsque nécessaire.

COMPÉTENCES CLÉS

Priorité élevée

Anglais

Bureautique

Google Workspace

Outils web / logiciels

Organisation

Gestion dʼagenda

Communication

Gestion des appels

Suivi de tâches

Capacité dʼapprentissage rapide