Le poste:

Assist'Me recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) BTP en télétravail pour accompagner les entreprises du secteur du bâtiment dans la gestion administrative et le suivi financier de leur activité.

Votre rôle sera de faciliter le quotidien de nos clients en assurant le suivi de leurs dossiers administratifs, de leur facturation et de leurs obligations documentaires spécifiques au BTP. Vous contribuerez à améliorer leur organisation, à fiabiliser le suivi de leurs opérations courantes et à leur permettre de se concentrer sur leurs chantiers.

Nous recherchons une personne rigoureuse, autonome et organisée, capable de gérer plusieurs dossiers en même temps et d'assurer un accompagnement professionnel de qualité.

Le poste est entièrement à distance, avec des échanges réguliers avec l'équipe Assist'Me et les entreprises accompagnées.

Vos missions:

1. Gestion administrative et financière
Le fonctionnement administratif quotidien, la facturation et le suivi financier courant.

- Gestion des emails, courriers et documents professionnels.
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs.
- Organisation, classement et mise à jour des dossiers clients.
- Préparation des devis et factures.
- Suivi des règlements clients et des factures fournisseurs, et relances de paiement.
- Mise à jour des tableaux de suivi : encaissements, dépenses et échéances administratives.
- Collecte et transmission des justificatifs nécessaires au suivi comptable.

2. Gestion documentaire spécifique au BTP
Les exigences administratives propres aux entreprises du bâtiment.

- Constitution et mise à jour des dossiers administratifs des entreprises.
- Collecte et vérification des justificatifs : Kbis, attestations URSSAF, assurances et documents de sous-traitance.
- Préparation des pièces administratives des appels d'offres, notamment les formulaires DC1 et DC2.
- Suivi de la validité des documents nécessaires aux dossiers de chantier.

3. Suivi des clients et coordination
La continuité du service et la qualité du suivi.

- Suivi des demandes clients et information sur l'avancement des dossiers.
- Relance des interlocuteurs pour obtenir les informations nécessaires.
- Priorisation des tâches et respect des délais convenus.
- Coordination avec l'équipe Assist'Me et remontée des difficultés ou anomalies.

Profil recherché:

Compétences indispensables:

- Excellente maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral : c'est le critère déterminant du recrutement. Une orthographe irréprochable, une grammaire parfaitement maîtrisée et une expression écrite fluide sont indispensables.
- Excellentes capacités rédactionnelles : emails, courriers et documents professionnels clairs, structurés et sans fautes.
- Très bonne compréhension du français professionnel pour traiter les demandes clients et appliquer correctement les consignes.
- 2 à 3 ans d'expérience minimum en assistanat administratif ou dans une fonction similaire.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Google Docs, Google Sheets et Gmail.
- Capacité à assurer un suivi administratif et financier rigoureux.
- Aisance avec les tableaux de suivi, les documents de facturation et les outils numériques.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps, à respecter les échéances et à travailler en autonomie.
- Bonne maîtrise des outils de communication à distance.

Qualités attendues:

- Rigueur et organisation : vous assurez un suivi précis des dossiers et des échéances.
- Autonomie : vous savez organiser votre travail et gérer vos priorités.
- Réactivité : vous traitez les demandes dans les délais et anticipez les besoins.
- Fiabilité : vous veillez à l'exactitude des informations et des documents.
- Sens du service : vous êtes à l'écoute des clients et recherchez des solutions adaptées.
- Discrétion : vous respectez la confidentialité des données administratives et financières.
- Esprit d'analyse : vous savez repérer les incohérences et les informations manquantes.
- Aisance en télétravail : vous travaillez de manière autonome tout en gardant une communication professionnelle et régulière.

Les atouts supplémentaires

- Une expérience administrative dans une entreprise du BTP en France (un plus, mais pas obligatoire).
- Une connaissance des appels d'offres, de la sous-traitance et des dossiers de chantier.
- Une connaissance des démarches administratives françaises : URSSAF, Kbis, assurances et obligations documentaires.
- Une familiarité avec les outils de facturation et de suivi comptable.
- Une aisance avec les outils d'intelligence artificielle, notamment ChatGPT, pour optimiser les tâches quotidiennes.

Un poste 100 % à distance

Vous souhaitez travailler à distance tout en mettant vos compétences administratives et organisationnelles au service des entreprises du BTP ?

Rejoignez Assist'Me et contribuez à simplifier le quotidien des professionnels du bâtiment grâce à un accompagnement administratif et financier fiable, structuré et efficace.