Mission du poste

Nous recherchons une personne organisée, polyvalente, réactive et à lʼaise avec les outils digitaux pour assister directement la CEO et participer au bon fonctionnement quotidien du bureau.

Le poste combine :

Assistance CEO → Tâches administratives → Bureautique → Organisation → Appels → Coordination → Outils digitaux → Déplacements

Principales responsabilités

Assistance personnelle de la CEO

La personne doit être capable de recevoir une demande de la CEO, de comprendre rapidement ce qui est nécessaire, de lʼexécuter de manière autonome et dʼassurer le suivi jusquʼà sa finalisation. Il sʼagit dʼun poste très polyvalent et opérationnel, avec de nombreuses tâches différentes selon les priorités de la Direction 

Réaliser les différentes tâches demandées par la CEO.

Organiser et suivre son agenda.

Planifier et confirmer les rendez-vous.

Préparer certains documents et réunions.

Envoyer des emails et messages professionnels.

Faire des appels et des relances.

Effectuer des recherches sur Internet.

Suivre les tâches confiées jusquʼà leur finalisation.

Faire des rappels concernant les deadlines et rendez-vous.

Organiser certains déplacements ou réservations.

Effectuer certaines missions extérieures selon les besoins.

Principe de fonctionnement

Chaque demande doit idéalement suivre cette logique :

Demande CEO → Compréhension → Exécution → Suivi → Confirmation

La personne doit éviter quʼune tâche confiée reste oubliée ou sans suivi.

Tâches administratives et bureautiques

Rédiger et modifier des documents.

Créer et mettre à jour des tableaux Excel / Google Sheets.

Organiser les fichiers dans Google Drive.

Scanner, imprimer et classer les documents.

Préparer des documents pour signature.

Mettre à jour les plannings.

Préparer des présentations simples.

Saisir et vérifier différentes informations.

Assurer le classement administratif et numérique

Accueil et gestion du bureau

Accueillir les clients, partenaires et visiteurs.

Orienter les visiteurs vers la bonne personne.

Préparer les salles de réunion.

Réceptionner les documents et colis.

Vérifier les besoins du bureau.

Suivre les fournitures et consommables.

Participer à lʼorganisation générale du bureau

GESTION DES APPELS

Lʼassistante peut être amenée à effectuer ou recevoir différents appels.

Appels sortants

Appeler des partenaires.

Appeler des clients.

Faire des confirmations.

Faire des relances.

Demander des informations.

Contacter des fournisseurs.

Contacter des administrations.

Appeler pour le compte de la CEO.

Organiser ou confirmer des rendez-vous.

Appels entrants

Répondre professionnellement.

Identifier la demande.

Prendre les informations nécessaires.

Transférer vers la bonne personne.

Prendre un message.

Informer la CEO lorsquʼun appel nécessite son intervention.

 ACCUEIL & SUPPORT BUREAU

La personne participe également au bon fonctionnement quotidien du bureau.

Responsabilités

Accueillir les visiteurs.

Orienter les clients.

Préparer les salles de réunion.

Recevoir les documents et colis.

Organiser certains rendez-vous.

Vérifier les besoins du bureau.

Suivre les fournitures.

Coordonner certains prestataires.

Signaler les problèmes rencontrés.

Participer à lʼorganisation générale du bureau

DÉPLACEMENTS & MISSIONS EXTÉRIEURES

Certaines missions peuvent nécessiter un déplacement.

Exemples :

Banque

Poste

Administration

Fournisseur

Imprimerie

Partenaire

Autre bureau EduSmart

Récupération de documents

Dépôt de documents

Achat de fournitures

Préparation dʼun événement

Mission demandée par la CEO

La personne doit donc être disponible pour certaines tâches opérationnelles à lʼextérieur du bureau.

UK Sales Support

Une partie du poste concerne le développement commercial et le suivi des opportunités liées à EduSmart UK.

La personne devra progressivement maîtriser les différents produits et services proposés par EduSmart UK afin dʼassurer un premier niveau de contact commercial avec les prospects

Missions

Contacter les prospects intéressés par les produits et services EduSmart UK.

Présenter les premières informations sur les différentes offres disponibles.

Comprendre le besoin du prospect.

Identifier son niveau dʼintérêt.

Vérifier les premières conditions de qualification.

Orienter le prospect vers lʼoffre la plus adaptée.

Expliquer les prochaines étapes.

Fixer un rendez-vous avec lʼAcademic Advisor ou la personne concernée lorsque nécessaire.

Effectuer les relances commerciales.

Assurer le suivi des prospects intéressés.

Maintenir les informations à jour dans le CRM ou les outils de suivi.

Participer au développement commercial des produits EduSmart UK.

Contacter ponctuellement des partenaires, organismes ou prestataires au Royaume-Uni.

Assurer un premier niveau de communication en anglais avec les interlocuteurs UK.

Le rôle est principalement orienté premier contact, qualification, suivi commercial et prise de rendez-vous.

Anglais – Très important Un bon niveau dʼanglais est essentiel pour ce poste, notamment pour les missions liées à EduSmart UK, aux partenaires internationaux et aux différents outils professionnels utilisés au quotidien.

La personne doit être capable de :

Parler anglais avec aisance.

Tenir une conversation professionnelle.

Effectuer et recevoir des appels en anglais.

Communiquer avec des prospects et partenaires internationaux.

Comprendre des emails professionnels.

Rédiger des messages et emails simples en anglais.

Lire et comprendre des documents professionnels.

Effectuer des recherches en anglais.

Utiliser des logiciels, plateformes et outils web en anglais.

Participer à des réunions ou échanges simples en anglais.

La priorité est dʼavoir une personne à lʼaise à lʼoral, capable de communiquer naturellement et avec confiance.

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons une personne :

Polyvalente

Organisée

Autonome

Dynamique

Réactive

Sérieuse

Fiable

Discrète

À lʼaise au téléphone

À lʼaise avec les clients

À lʼaise avec les outils digitaux

Bonne en anglais

Capable de gérer plusieurs tâches en parallèle

Capable de travailler sous pression lorsque nécessaire

Capable de prendre des initiatives

Orientée solutions

À lʼaise avec les déplacements Avec un bon sens commercial

COMPÉTENCES CLÉS

Priorité élevée

Anglais

Bureautique

Google Workspace

Outils web / logiciels

Organisation

Gestion dʼagenda

Communication

Gestion des appels

Suivi de tâches

Capacité dʼapprentissage rapide