Assistant(e) Administrative & Coordination Interdépartementale (H/F) | Mornag

Dans le cadre du renforcement de notre organisation interne, le groupe AGENZ recrute une Assistante Administrative et Coordination, chargée d’assurer la liaison entre les différents départements de l’entreprise, de faciliter la circulation de l’information et de garantir un suivi rigoureux des tâches administratives et opérationnelles.

La personne recrutée jouera un rôle central dans la coordination entre les services Direction Générale, Finance, Commercial, Production, Logistique et Ressources Humaines.

Missions principales

1. Coordination entre les départements

• Assurer la communication et la circulation des informations entre les différents services.

• Suivre les demandes, dossiers et actions en cours auprès des responsables concernés.

• Relancer les départements pour garantir le respect des délais et des engagements.

• Préparer les comptes rendus de réunions et assurer le suivi des décisions prises.

• Signaler à la Direction les retards, anomalies et dossiers nécessitant une intervention.

2. Gestion administrative et archivage

• Assurer le classement, l’archivage physique et numérique des documents.

• Organiser et mettre à jour les dossiers administratifs, commerciaux et financiers.

• Assurer le suivi des courriers, contrats, factures, bons de commande et autres documents.

• Veiller à la traçabilité, à la confidentialité et à la disponibilité des informations.

3. Suivi du recouvrement

• Assurer le suivi administratif des factures clients et des échéances de paiement.

• Coordonner avec les services Commercial et Finance pour le suivi des règlements.

• Effectuer les relances auprès des interlocuteurs concernés et suivre les promesses de paiement.

• Mettre à jour les tableaux de suivi des créances et signaler les retards de règlement.

• Transmettre régulièrement à la Direction un état des dossiers en attente.

4. Suivi administratif et reporting

• Mettre à jour les tableaux de bord et les fichiers de suivi.

• Contrôler l’avancement des tâches administratives confiées aux différents services.

• Centraliser les informations nécessaires à la préparation des rapports de gestion.

• Participer à l’amélioration des procédures administratives et de l’organisation interne.

Profil recherché

• Formation en gestion, administration, comptabilité ou équivalent.

• Expérience souhaitée dans un poste similaire.

• Bonne maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et Outlook.

• Une connaissance d’un ERP, notamment Odoo, constitue un atout.

Compétences et qualités requises

• Excellente organisation et rigueur administrative.

• Sens de la communication et capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs.

• Esprit d’initiative, autonomie et réactivité.

• Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Fermeté dans le suivi des dossiers et aptitude à effectuer des relances.

• Esprit d’analyse et capacité à rendre compte à la Direction.

Objectif du poste

Garantir une meilleure coordination entre les différents départements, assurer la fiabilité du suivi administratif, améliorer la circulation de l’information et contribuer au respect des délais, au suivi des créances et à l’efficacité globale de l’organisation.