Assistant(e) de Direction (H/F) | Tunis

Dans le cadre du développement de nos activités opérationnelles, PEP ENGINEERING recrute une Assistante de Direction afin d'accompagner efficacement la direction dans la gestion quotidienne de ses missions, dans un environnement de travail international et exigeant.

Responsabilités et Missions principales : 

1. Gestion de l'agenda de la Direction : Planifier, organiser et mettre à jour l'agenda de la Direction Générale. Gérer les rendez-vous, anticiper les conflits d'horaires et optimiser la gestion du temps de la direction.
2. Organisation des réunions : Préparer les réunions (convocations, ordre du jour, réservation de salles, préparation des supports). Rédiger les comptes rendus et procès-verbaux. Assurer le suivi des décisions et plans d'action.
3. Gestion du courrier et des communications : Réceptionner, trier et diffuser le courrier postal et électronique. Filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages et assurer le suivi des correspondances.
4. Rédaction et mise en forme de documents : Rédiger, mettre en forme et relire les courriers, notes de service, rapports, présentations et tout document émanant de la direction. Veiller à la qualité rédactionnelle et à la cohérence des supports.
5. Organisation des déplacements : Organiser les voyages professionnels de la direction (réservations de transport, hébergement, visas, feuilles de route). Préparer les dossiers de voyage et les ordres de mission. Gérer les notes de frais liées aux déplacements.
6. Déplacement et représentation en mission : Effectuer des déplacements professionnels en interne ou à l'international pour représenter ou suppléer la direction en cas d'absence ou de besoin. Se rendre disponible pour toute mission ponctuelle confiée par la direction.
7. Gestion administrative et documentaire : Assurer le classement, l'archivage et la gestion des dossiers (papier et numérique). Garantir la traçabilité, l'accessibilité et la confidentialité des informations. Mettre en place et maintenir un système de classement efficace.
8. Conventions et relations partenariales : Assurer le suivi et l'établissement des conventions avec les partenaires, prestataires et autres parties prenantes. Tenir à jour un tableau de suivi des échéances contractuelles.
9. Coordination interservices : Assurer la liaison entre la direction et les différents services de l'entreprise. Faciliter la circulation de l'information et le suivi des demandes transversales.
10. Accueil et représentation : Accueillir les visiteurs, clients et partenaires avec professionnalisme. Organiser les aspects logistiques de leur visite. Représenter l'image de la direction et de l'entreprise.
11. Gestion de projets transverses : Participer à l'organisation et au suivi de projets transversaux. Veiller au respect des échéances, consolider les livrables et assurer le reporting auprès de la direction.
12. Veille et reporting : Assurer une veille informationnelle sur les sujets stratégiques pour la direction. Préparer des synthèses, notes d'analyse, comptes rendus et tableaux de bord.
13. Suivi budgétaire et gestion des dépenses : Participer au suivi du budget de la direction (engagements, factures, notes de frais). Assurer le rapprochement des dépenses et alerter en cas d'écart.
14. Organisation d'événements : Organiser les événements internes et externes de la direction : séminaires, conférences, réceptions, team-buildings. Coordonner les prestataires et assurer la logistique complète.
15. Confidentialité et discrétion : Traiter avec rigueur et discrétion les informations sensibles et stratégiques de l'entreprise. Respecter strictement les obligations de confidentialité liées au poste.
16. Polyvalence et support : Apporter un soutien polyvalent à la direction dans toute tâche administrative ou organisationnelle nécessaire au bon fonctionnement du service.

Formation initiale : Bac +3 à Bac +5

Diplôme : DUT / Licence / Master ou Ingénierie en gestion, administration ou équivalent.

Expérience souhaitée : 3 à 5 ans minimum dans un poste similaire, idéalement en environnement international.

Langues : Français et Anglais courants (oral et écrit). Une troisième langue est un atout.

Bureautique : Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Qualités Personnelles et savoir être : 

• Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités
• Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité
• Réactivité, anticipation et capacité d'adaptation
• Aisance relationnelle et sens du service
• Autonomie, prise d'initiative et sens des responsabilités
• Capacité à travailler sous pression et à gérer les urgences
• Présentation professionnelle et sens de la représentation
• Esprit d'équipe et aptitude à la coordination transversale
• Disponibilité et flexibilité horaire