Dans le cadre du développement de nos activités, UCI et HDS Chimie recherchent une Assistante Administrative & Comptable organisée, rigoureuse, polyvalente et dynamique.

Rattachée à la direction, elle aura pour mission d'assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise ainsi que le suivi des opérations commerciales, logistiques et comptables courantes, en coordination avec les différents services, les fournisseurs, les clients et le cabinet comptable.

Missions principales1. Gestion administrative et organisation

• Assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise ;

• Organiser et planifier les tâches administratives ;

• Gérer, classer et archiver les dossiers et documents de l'entreprise ;

• Assurer le suivi et la mise à jour des documents administratifs ;

• Préparer et suivre les dossiers administratifs du personnel ;

• Assurer le suivi des contrats, du pointage, des présences, des absences et des congés ;

• Gérer les courriers et communications administratives ;

• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés ;

• Veiller au respect des procédures administratives internes.

2. Gestion commerciale et suivi des commandes

• Assurer le suivi administratif des commandes clients ;

• Suivre l'ensemble du circuit commercial :

Devis → Bon de commande → Préparation → Bon de livraison → Facture → Recouvrement → Encaissement

• Préparer les devis, bons de commande, bons de livraison et factures ;

• Assurer le suivi des commandes jusqu'à leur livraison ;

• Vérifier les délais, quantités et références des produits commandés ;

• Contrôler la cohérence entre devis, commandes, livraisons et factures ;

• Mettre à jour les fichiers et tableaux de suivi clients ;

• Assurer le suivi des créances clients et effectuer les relances nécessaires ;

• Suivre les encaissements et signaler les retards de paiement ;

• Assurer une bonne coordination avec les équipes commerciales, magasin et logistique.

3. Coordination avec le magasin et la logistique

• Assurer le suivi des commandes en coordination avec le magasin ;

• Vérifier la disponibilité des produits avant préparation des commandes ;

• Transmettre au magasin les informations nécessaires à la préparation des commandes ;

• Coordonner avec le magasin et la logistique les dates et modalités de livraison ;

• Suivre la préparation et l'expédition des commandes ;

• Assurer le suivi des livraisons jusqu'à leur réception par le client ;

• Contrôler et classer les documents liés aux livraisons ;

• Assurer le suivi des bons de livraison signés ;

• Signaler les anomalies, retards, écarts de quantité ou problèmes de livraison à la direction.

4. Documents de livraison et suivi documentaire

• Préparer et vérifier les bons de livraison ;

• Assurer le classement des bons de livraison et documents de transport ;

• Vérifier le retour des bons de livraison signés ;

• Assurer la correspondance entre les documents de livraison et les factures ;

• Mettre à jour les tableaux de suivi des livraisons ;

• Assurer la traçabilité et le classement des documents commerciaux et logistiques.

5. Suivi des achats et fournisseurs

• Assurer le suivi administratif des commandes fournisseurs ;

• Suivre les délais de livraison des fournisseurs ;

• Suivre les factures fournisseurs et les échéances de paiement ;

• Contrôler la concordance entre commandes, réceptions et factures ;

• Mettre à jour les tableaux de suivi des achats ;

• Assurer le classement et l'archivage des documents fournisseurs ;

• Assurer la communication avec les fournisseurs en coordination avec la direction.

6. Suivi des opérations d'importation

• Assurer le suivi administratif des opérations d'importation ;

• Suivre les commandes import depuis leur lancement jusqu'à leur réception ;

• Assurer le suivi des échanges avec les fournisseurs étrangers ;

• Préparer, contrôler et classer les documents liés aux importations ;

• Assurer le suivi des documents commerciaux et de transport ;

• Coordonner avec les transitaires, transporteurs et autres intervenants concernés ;

• Suivre les dates d'expédition et d'arrivée des marchandises ;

• Assurer la transmission des documents nécessaires aux différents intervenants ;

• Signaler à la direction tout retard, document manquant ou anomalie ;

• Assurer l'archivage complet des dossiers d'importation.

7. Suivi comptable et relation avec le cabinet comptable

• Préparer et classer les pièces comptables ;

• Assurer le suivi des opérations courantes de trésorerie ;

• Effectuer le suivi des mouvements bancaires ;

• Participer au rapprochement bancaire ;

• Suivre les règlements clients et fournisseurs ;

• Préparer les documents nécessaires au cabinet comptable ;

• Assurer la transmission régulière des pièces comptables ;

• Répondre aux demandes administratives du cabinet comptable en coordination avec la direction.

8. Reporting et tableaux de suivi

• Mettre à jour les tableaux de bord administratifs, commerciaux et financiers ;

• Préparer les états de suivi des ventes, achats, commandes, livraisons, créances et règlements ;

• Assurer la fiabilité et la mise à jour des données ;

• Suivre les commandes clients et fournisseurs en cours ;

• Suivre les dossiers d'importation en cours ;

• Signaler rapidement à la direction les anomalies, retards ou situations nécessitant une attention particulière.

Profil recherché

• Formation en comptabilité, gestion, administration ou domaine similaire ;

• Minimum 2 ans d'expérience dans un poste administratif, administratif et comptable ou similaire ;

• Bonne connaissance de la facturation et du suivi commercial ;

• Connaissances pratiques en comptabilité courante ;

• Bonne maîtrise de Microsoft Excel et Word ;

• La connaissance d'un logiciel de gestion/comptabilité constitue un atout ;

• Une expérience dans le suivi des commandes, de la logistique ou des importations constitue un avantage ;

• Bonne capacité d'organisation, de classement et de suivi ;

• Rigueur et attention aux détails ;

• Bonnes capacités de communication ;

• Esprit d'équipe et sens du service ;

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;

• Autonomie, discrétion et respect de la confidentialité ;

• Capacité à respecter les délais et à travailler avec méthode.

Poste : Assistante Administrative & Comptable
Entreprises : UCI & HDS Chimie
Lieu : Ksibet Mediouni
Expérience : Minimum 2 ans

Qualités personnelles recherchées

Nous recherchons une personne :

• Sérieuse et fiable ;

• Organisée et méthodique ;

• Dynamique et réactive ;

• Rigoureuse dans le suivi des documents et des chiffres ;

• À l'aise avec les outils informatiques ;

• Capable de prendre des initiatives ;

• Dotée d'un bon relationnel ;

• Capable de communiquer efficacement avec les clients, fournisseurs, magasin, transporteurs et différents partenaires ;

• Discrète concernant les informations administratives, commerciales et financières de l'entreprise.