Mission principale

Assurer l’assistance administrative et organisationnelle de la Direction Générale, faciliter la circulation de l’information et veiller au bon suivi des dossiers, des réunions et des correspondances.

1. Principales responsabilités

• Gestion du secrétariat : réception et traitement des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, rédaction et mise en forme des documents administratifs.

• Gestion de l’agenda : organisation des rendez-vous, réunions et déplacements de la Direction Générale.

• Suivi administratif : classement, archivage et mise à jour des dossiers et documents de la société.

• Gestion des correspondances : préparation des lettres, notes, comptes rendus et communications professionnelles en français et en anglais, selon les besoins.

• Coordination interne : assurer la liaison entre la Direction Générale, les différents services, les clients et les fournisseurs.

• Suivi des dossiers : veiller au respect des délais, relancer les interlocuteurs concernés et informer la Direction de l’état d’avancement des dossiers.

• Confidentialité : assurer la confidentialité des informations et documents traités par la Direction.

• Assistance à la Direction : préparer les dossiers nécessaires aux réunions, suivre les décisions prises et effectuer toute tâche administrative relevant de ses fonctions.

2. Compétences requises

• Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

• Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.

• Bonne communication orale et écrite en français ; l’anglais constitue un atout.

• Sens de l’organisation, rigueur, réactivité et autonomie.

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

• Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.

• 3. Profil recherché

• Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.

• Expérience souhaitée dans un poste similaire.

• Présentation professionnelle, esprit d’initiative et bon relationnel.

4. Indicateurs de performance

• Respect des délais de traitement des dossiers et des correspondances.

• Fiabilité du classement et de l’archivage.

• Qualité des documents préparés.

• Efficacité dans la gestion des rendez-vous et le suivi des actions.

• Respect des règles de confidentialité.

5. Conditions d’exercice

Le poste s’exerce au sein de la Direction Générale, en collaboration avec les différents services de l’entreprise, dans le respect des procédures internes et des règles de confidentialité.

• Formation : Bac+2 ou Bac+3 en secrétariat de direction, gestion administrative ou équivalent.

• Expérience professionnelle : Minimum 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

• Langues : Bonne maîtrise du français, à l’écrit et à l’oral. La maîtrise de l’anglais est souhaitée.

• Informatique : Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint) et des outils de communication électronique.

• Compétences techniques : Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction professionnelle, de classement et d’archivage.

• Compétences organisationnelles : Capacité à gérer les priorités, les rendez-vous, les réunions et le suivi des dossiers.

• Qualités personnelles : Rigueur, discrétion, sens de l’organisation, autonomie, réactivité et esprit d’initiative.

• Confidentialité : Respect strict du secret professionnel et de la confidentialité des informations traitées.

• Disponibilité : Capacité à répondre aux exigences de la Direction Générale et à respecter les délais impartis.