1. Réception et contrôle des factures fournisseurs

• Réceptionner les factures fournisseurs et vérifier la présence des pièces justificatives nécessaires.
• Contrôler la cohérence des factures avec les bons de commande, les bons de livraison et les autres documents disponibles.
• Identifier les écarts de prix, de quantité ou de montant et demander les corrections nécessaires auprès des services concernés.
• Signaler les factures manquantes, les dossiers incomplets et les éventuelles anomalies.
• Assurer le suivi des factures en attente de validation.

2. Saisie comptable et gestion sur Odoo

• Saisir les factures fournisseurs dans Odoo après vérification des pièces justificatives et des validations requises.
• Vérifier l'affectation des comptes comptables, les taux de TVA et les autres éléments de saisie conformément aux règles définies.
• Contrôler les dates de facturation, les échéances et les conditions de paiement.
• Assurer le classement numérique des factures et des documents associés.
• Signaler les erreurs de saisie, les doublons et toute anomalie nécessitant une correction.

3. Suivi des échéances fournisseurs

• Tenir à jour le tableau de suivi des factures fournisseurs.
• Identifier les factures échues et celles dont l'échéance approche.
• Préparer un état hebdomadaire des factures à régler.
• Suivre les factures bloquées en raison d'un litige, d'une validation manquante ou de pièces complémentaires.
• Relancer les services internes concernés afin de faciliter le traitement des dossiers en attente.

4. Rapprochement des comptes fournisseurs

• Comparer les factures enregistrées avec les relevés de comptes transmis par les fournisseurs.
• Identifier les factures non reçues, les règlements non imputés et les écarts de solde.
• Demander les duplicatas de factures et les relevés nécessaires aux rapprochements.
• Assurer le suivi des avoirs fournisseurs et vérifier leur prise en compte dans les comptes concernés.
• Préparer les éléments de rapprochement pour validation par le responsable hiérarchique.

5. Préparation et suivi des règlements fournisseurs

• Préparer les propositions de règlement en fonction des échéances, des priorités et des validations obtenues.
• Vérifier la cohérence des coordonnées bancaires figurant dans les dossiers fournisseurs.
• Signaler toute modification des coordonnées bancaires nécessitant une vérification complémentaire.
• Préparer les ordres de virement et les dossiers de paiement à soumettre à validation.
• Assurer le suivi administratif des règlements validés.
• Classer les avis de débit et les justificatifs de paiement reçus.

6. Préparation du dossier mensuel de déclaration

• Collecter et organiser les pièces comptables nécessaires à la préparation des déclarations mensuelles.
• Vérifier la présence et la cohérence des factures et des justificatifs nécessaires.
• Identifier les documents manquants et signaler les anomalies.
• Transmettre les éléments au responsable concerné, notamment à M. Moez, selon l'organisation retenue.
• Contribuer au respect du calendrier mensuel de préparation des dossiers comptables et fiscaux.

7. Préparation des virements fournisseurs étrangers

• Préparer les dossiers de règlement des fournisseurs étrangers.
• Rassembler les factures et les documents justificatifs requis pour les transferts internationaux.
• Vérifier la cohérence des informations relatives au bénéficiaire, au montant et à la devise.
• Transmettre les dossiers pour contrôle et validation par les personnes habilitées.
• Assurer le classement des justificatifs relatifs aux virements effectués.

Compétences Techniques :  

• Connaissances de base en comptabilité générale et en comptabilité fournisseurs.
• Notions relatives à la TVA et aux pièces justificatives comptables.
• Connaissance des principes de rapprochement des comptes et de suivi des règlements.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
• La connaissance d'Odoo constitue un atout.
• Contrôler et classer les factures et les documents comptables.
• Effectuer des saisies comptables avec rigueur.
• Mettre à jour des tableaux de suivi et des états de rapprochement.
• Identifier les anomalies et assurer le suivi des dossiers en attente.
• Préparer des dossiers de paiement et des dossiers comptables mensuels.
• Respecter les délais et les procédures de validation.

Compétences Comportementales : 

• Rigueur et sens de l'organisation.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Esprit d'analyse et attention aux détails.
• Réactivité et capacité à alerter en cas d'anomalie.
• Esprit d'équipe et bonne communication avec les services internes.
• Volonté d'apprendre et capacité à progresser dans ses fonctions.

Qualifications : 

• Bac+3/5 en Comptabilité, Finance ou Gestion (ISCAE, IHEC, FSEG, ISET) ou équivalent.
• Expérience :  1 an min. en accueil, secrétariat ou assistanat administratif (débutant avec stage significatif accepté)