Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) (H/F) – EduSmart | Les Berges du Lac 2

MISSION DU POSTE

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e), organisé(e), dynamique et autonome pour assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau EduSmart.

La personne sera responsable de la gestion administrative, de l'accueil des visiteurs, des communications téléphoniques, de l'organisation du bureau et de certaines missions extérieures.

Elle devra également apporter un soutien administratif et opérationnel à la Direction selon les besoins.

1. Gestion administrative & bureautique

Rédiger, modifier et organiser les documents administratifs.

Créer et mettre à jour des tableaux Excel et Google Sheets.

Assurer le classement et l'archivage des documents sur Google Drive.

Scanner, imprimer et préparer les documents pour signature.

Mettre à jour les agendas, plannings et tableaux de suivi.

Effectuer des recherches et démarches sur les plateformes web

2. Accueil & réception

Accueillir les clients, étudiants, parents, partenaires et visiteurs.

Identifier leurs besoins et les orienter vers le bon interlocuteur.

Gérer les visiteurs et les rendez-vous au bureau.

Préparer les salles de réunion et les espaces d'accueil.

Réceptionner et distribuer les courriers, documents et colis.

Maintenir un accueil professionnel et organisé.

3. Gestion des appels téléphoniques

Appels entrants

Répondre aux appels de manière professionnelle

Identifier les demandes et recueillir les informations nécessaires.

Orienter ou transférer les appels vers les personnes concernées.

Prendre les messages et assurer leur transmission.

Signaler les appels importants à la Direction.

Appels sortants Contacter les clients, partenaires et fournisseurs.

Effectuer des appels de confirmation et de relance.

Contacter les administrations et prestataires.

Organiser et confirmer les rendez-vous.

Effectuer les appels demandés par la CEO.

Assurer le suivi des demandes jusqu'à leur traitement.

4. Organisation & gestion du bureau

Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau

Gérer les fournitures et consommables.

Identifier les besoins en matériel et équipements.

Organiser les commandes et suivre les livraisons.

Coordonner les interventions des prestataires.

Signaler et suivre les problèmes techniques ou organisationnels.

Organiser les espaces de travail et les salles de réunion.

Participer à la préparation logistique des réunions et événements.

5. Déplacements & missions extérieures

La personne devra être disponible pour effectuer des déplacements professionnels selon les besoins d'EduSmart.

Déposer et récupérer des documents.

Effectuer des démarches auprès des banques, postes et administrations.

Se déplacer chez les fournisseurs, imprimeries et partenaires.

Réaliser les achats et missions professionnelles demandés par la Direction.

Participer aux préparatifs logistiques des événements.

6. Assistance à la Direction

Réaliser les tâches administratives confiées par la CEO.

Organiser les rendez-vous et préparer les réunions.

Effectuer des recherches, appels et relances.

Envoyer des emails et messages professionnels.

Assurer le suivi des tâches, priorités et deadlines.

Garantir la confidentialité des informations internes.

COMPÉTENCES REQUISES

Français : bon niveau oral et écrit.

Anglais :  bon niveau professionnel souhaité, notamment pour communiquer avec des partenaires et utiliser des plateformes internationales.

Bonne maîtrise de Word, Excel, Google Workspace et des outils web.

Excellentes capacités d'organisation et de communication.

Polyvalence, autonomie et réactivité.

Sens de l'accueil et du service client.

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Disponibilité pour les déplacements professionnels.

Discrétion, rigueur, ponctualité et sens des responsabilités.

Expérience appréciée : Administration, secrétariat, accueil ou assistance de direction.

OBJECTIF DU POSTE Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau EduSmart, la gestion efficace des tâches administratives et un soutien fiable à la Direction.