Devenir le bras droit du chef d’entreprises fait rêver beaucoup de jeunes sortants des universités et des grandes écoles. Cette fonction bien rémunératriceriche en expériences de tous genres exige pourtant de nombreuses qualités et compétences. Les postes ne sont pas aussi manquants car la plupart des entreprises privées ou publiques et des associations ont besoin d’une personne qui gère la tâche de la gestion administrative interne de leur structure. Zoom sur le rôle d’une assistante de direction et l’avenir de ce métier en Tunisie.
Cette profession commence à gagner de l’ampleur depuis les années 60. A partir de cette époque, les dirigeants des entreprises éprouvent le besoin d’avoir une personne, essentiellement une femme, qui les aide dans l’organisation administrative de la direction. Depuis, le poste a beaucoup évolué car aujourd’hui rares sont les recruteurs qui exigent la frappe à la machine à écrire ou la connaissance de sténographie.
En fait, ce terme recouvre plus qu’un métier car il peut réunir le travail d’un secrétaire traditionnel, le secrétaire de direction, l’assistant d’équipe, l’attaché de direction, l’assistant de PDG, de DG etc. Ce qui signifie que son rôle n’est pas limité à l’organisation des rendez-vous et des réunions du fait qu’elle n’est pas uniquement rattachée à la direction. En général, elle assume aussi l’ensemble des tâches courantes liées au travail du service entier de l’entreprise comme le traitement des courriers, la frappe de courriers, la gestion des appels téléphoniques, l’accueil des visiteurs, la rédaction des comptes-rendus des réunions. Elle peut aussi être chargée de la coordination du planning de l’équipe, du recrutement du personnel en plus de sa tâche principale de gestionnaire de relation avec fournisseurs et les partenaires de l’entreprise. Bref, une assistante de direction assume toute la communication interne et externe d’une entreprise afin de soulager le chef de la structure avec ces tâches.
Avec de l’expérience et selon l’effectif de la structure, elle peut être amenée aussi à endosser des fonctions plus importantes comme le traitement de la comptabilité de l’entreprise, la gestion de budget…
L’assistante de direction dénommée aussi assistant manager, secrétaire de direction, attachée de direction, office manager, assistant de direction bilingue ou trilingue peut travailler dans des secteurs d’activités variés comme le commerce, le transport, l’assurance…
Même si ce métier est accessible généralement à la gent féminine, on retrouve aussi des hommes qui exercent cette profession notamment dans le secteur juridique et financier. Cette personne qui seconde le directeur dans le cadre de sa fonction permet à ce dernier de mieux gérer son temps et de mieux assumer ses propres missions. C’est à elle qu’incombe la gestion de l’administration interne la gestion des relations externes de la société dans laquelle elle travaille. En tant que collaboratrice du directeur, ses missions sont donc multiples. Outre l’accueil des visiteurs, la gestion des appels, des mails, de l’agenda du premier responsable de la structure, elle s’occupe aussi de l’organisation des évènements et des réunions et effectue le suivi des dossiers des clients et des fournisseurs et la tenue de l’inventaire. L’assistante de direction fait également les reportings des missions à sa charge. Elle/il aurait aussi à organiser les déplacements et les rendez-vous du directeur.
Pour pouvoir exercer cette profession, il faut ainsi avoir des compétences comme la bonne connaissance du Pack office et la maîtrise de l’anglais, la rigueur et le sens de l’organisation, ainsi que les bonnes capacités relationnelles. L’aptitude à travailler en équipe et les bonnes capacités dans la rédaction et dans la communication orale sont également requises. Le métier évoque aussi une excellente présentation, une grande disponibilité et une personnalité souriante et disposant de sang-froid en toutes circonstances. La discrétion, la capacité d’adaptation et l’esprit d’initiative sont également des qualités nécessaires à l’exercice de ce métier.
Une assistante de direction expérimentée ou une secrétaire de direction peut gagner en moyenne 3 750 euros à 5 250 euros bruts par mois selon ses compétences, la taille de l’entreprise dans laquelle elle officie. Une secrétaire de direction débutante, quant à elle, peut toucher dans les environs de 1 800 à 2 300 euros par mois. Elle travaille en général comme cadre, ce qui lui permet de se constituer un carnet d’adresse intéressant avec les contacts avec les autres fournisseurs et clients de la structure. Le poste promet également de richesse en relations et en émotions avec le binôme dirigeant/assistante de direction. Par contre, il faut avoir une grande disponibilité, un esprit de synthèse et une bonne capacité à gérer le stress et les contraintes du temps et de charge de travail lourd avec ce métier. En effet, ce professionnel pourrait travailler plus de 8 h par jour pendant certaines périodes. Outre les horaires irréguliers, elle peut aussi faire des voyages. Voilà pourquoi, le poste requiert la disponibilité, l’autonomie et une personnalité discrète qui s’adapte à toutes les situations.
Pour devenir assistant ou assistante de direction, il faut suivre des formations professionnelles après l’obtention du baccalauréat. De préférence, le bac pro en gestion, en administration ou bac technologiques en technologie de management et de la gestion est recommandé dans ce poste. Après avoir décroché ce diplôme, le bachelier peut préparer le BTS assistant secrétaire ou le BTS gestion de la PME ou la DUT avec option carrière juridique. La postulante ou le postulant peut déposer sa candidature auprès des ressources humaines des PME au début de sa carrière. Il lui est aussi possible de postuler dans le domaine administratif, juridique, médical, finance… Notons que si elle souhaite travailler dans le secteur public, il faut passer par un concours administratif pour accéder à ce poste. Les secrétaires médico-sociales ont aussi suivi des formations spécifiques pour pouvoir exercer ce métier.
Concernant l’évolution potentielle d’une assistante de direction, elle peut obtenir une augmentation de salaire en fonction de ses compétences, son ancienneté et le secteur dans lequel elle travaille.
L’avenir de ce professionnel qui soulage le patron de l’entreprise avec les missions qu’il a en charge se présente sous les meilleurs auspices. En effet, sa présence est indispensable pour optimiser la production de la structure. De plus, le dirigeant ne dispose pas du temps pour s’occuper des tâches logistiques et administratives nombreuses qui impactent sur la productivité de l’entreprise par rapport à ses concurrents. C’est d’ailleurs pour cette raison d’accroître la productivité que certaines entreprises délocalisent ce poste. Toutefois, cette option n’est finalement pas intéressante car le métier exige une collaboration étroite entre le manager et l’assistante, et donc une grande proximité pour réduire la charge du travail du manager. L’avenir de ce poste est porteur en Tunisie car la présence de ce bras droit du chef d’entreprise compte beaucoup à la croissance de la structure et à sa capacité à faire face à la concurrence. Nombreuses sont ainsi les entreprises qui recrutent des nouvelles compétences dans les portails de petites annonces en ligne. Il suffit de visiter notre portail pour s’en apercevoir. Les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter etc. affichent également des offres d’emploi d’assistant de direction. Enfin, l’assistant de direction peut assumer d’autres missions spécifiques comme chargée de communication ou chargée de formation.