Tout savoir sur le métier de l’organisateur événementiel

• Tout savoir sur le métier de l’organisateur événementiel
• Secteur de l’événementiel
• Avantages et inconvénients du travail dans le secteur événementiel

Tout savoir sur le métier de l’organisateur événementiel

Organiser un événement sur mesure ne s’improvise pas. C’est un moment de partage avec les invités qui exige un investissement, des animations, de décoration, du temps et de la bonne gestion des étapes organisationnelles pour atteindre les objectifs fixés. L’appréhension de l’évènement dans sa totalité est au cœur du métier de l’organisateur événementiel. Zoom sur cet environnement et le parcours à suivre pour assimiler les différentes techniques de réalisation d’espaces événementiels.

Secteur de l’événementiel

Qu’il s’agit d’un événement organisé par une entreprise ou une soirée privée, les imprévus et les erreurs ne sont pas supportés par les invités. C’est la raison pour laquelle les personnes qui souhaitent organiser efficacement un événement recourent à une agence spécialisée dans cette tâche. Cette dernière se charge entièrement de la réalisation de l’événement selon le cahier de charge défini par le client et dans le respect du budget défini. Le chef de projet de l’agence effectue la négociation du prix et la recherche des prestataires adéquats ainsi que la conception et la réalisation du plan des animations, des décors... Il devra montrer ses compétences dans la mise en place d’un événement hors de l’ordinaire qui marque l’esprit des invités grâce à une touche de créativité. Pour pouvoir exercer dans ce secteur d’activité, le suivi d’une formation appropriée est donc de rigueur. La formation doit inclure des cours théories et pratiques. Les cours pratiques englobent les stages sur terrain. Rappelons au passage ce qu’est la définition d’une communication événementielle. Ce type de communication se réfère à l’organisation d’un évènement à caractère socioculturel autour d’une marque, d’un nom par exemple les salons, les foires, le parrainage, le sponsoring, le mécénat, le team building, le gala, le séminaire, le congrès, le mariage, l’anniversaire… En 2015, le secteur de l’événementiel représente 8,2 milliards d’euros des dépenses des entreprises françaises. Les organisations haut de gamme prisent les lieux originaux comme les châteaux, les bateaux… Tandis que les manifestations des entreprises pour attirer les prospects et les clients se tiennent dans les hôtels et des locaux de l’entreprise dans le but de ficeler le budget. Sinon, seules 44 % des entreprises incluent des ateliers ludiques comme les ateliers de dégustation lors de ces événements. Certaines ajoutent aussi au programme les visites des musées, des sites touristiques, des caves à vins… Mais quelle que soit la manifestation à organiser, il s’avère utile de se tourner vers l’organisateur événementiel expérimenté qui a le savoir-faire de rendre l’événement unique.

Fiche-métier

Le secteur événementiel présente une attractivité indéniable pour beaucoup de personnes car il offre de nombreuses opportunités. Toutefois, il ne faut pas cacher qu’il y a un profil adapté pour chaque métier en fonction des atouts et des compétences de la personne. Pour exercer le métier d’organisateur événementiel par exemple, les qualités comme le sens de la responsabilité, le bon sens relationnel, la rigueur, le sens de l’organisation, l’esprit créatif et la réactivité sont requises. Un chef projet événementiel doit aussi savoir résister au stress et montrer du sang-froid car il aura à gérer une équipe. Ces qualités l’aident à mieux anticiper les imprévus qui pourraient survenir. Son rôle consiste à organiser les réunions avec le client afin de définir les objectifs de l’événement. C’est à lui que revient la réalisation du cahier de charge et la recherche des propositions pour la mise en œuvre du projet. Il s’occupe aussi de la coordination de l’événement concernant la logistique et la constitution des équipes, l’installation (animation, sono, éclairage, décors…), la répétition de l’équipe qui va animer la soirée ou la manifestation, la surveillance du bon déroulé de l’évènement. Il doit aussi envoyer les invitations, rédiger les articles, les plaquettes, les affiches etc. avant le jour J. Ce qui nécessite de compétences rédactionnelles. Tout au long de l’opération, il est tenu d’être en contact permanent avec le client et le directeur de production événementielle. Après l’événement, il doit aussi évaluer les retombées de la manifestation et la satisfaction client.

Concernant le diplôme requis, le postulant à ce poste doit au moins avoir un bac + 2, mais dans l’idéal l’obtention d’une licence pro ou d’un master accroît les chances d’être recruté. Ce professionnel peut travailler au sein d’une agence événementielle ou d’une agence de communication.

Quant au poste de directeur de production événementielle, c’est un métier d’encadrement dont la fonction se tourne autour de la prise en charge de la tenue du cahier de charge, la mise en place du plan et le respect de la conformité du projet. La réalisation des appels d’offres, la négociation des devis font aussi partie de ces attributions. En ce qui concerne les qualités nécessaires pour occuper ce poste, il faut toujours avoir le sens de la rigueur et le sens du leadership. Il doit aussi connaître les législations en vigueur concernant le droit à l’image, les normes de sécurité, les formalités administratives etc. Les formations à suivre ne diffèrent pas de celles de l’organisateur événementiel, néanmoins un bac + 4 ou bac + 5 assurera ses compétences.

Quant au poste du chargé de la logistique, le rôle de ce professionnel s’articule autour de l’achat ou la location du matériel nécessaire pour les besoins du projet. Le jour de l’événement, il doit s’occuper de l’installation et du test des matériels. Il doit aussi rendre les matériels après leur utilisation. Le sens de l’organisation, la capacité à gérer plusieurs équipes ainsi que la bonne condition physique sont aussi utiles dans l’exercice de ce métier. Sinon, le parcours bac + 2 permet d’accéder à ce poste.

Avantages et inconvénients du travail dans le secteur événementiel

Ce milieu qui englobe une panoplie de métiers en passant par l’organisateur événementiel, le chargé de la logistique jusqu’au chargé relation presse nécessite ainsi de solides compétences en définition du projet, préparation de l’évènement et encadrement le jour J. En effet, en tant que chef de projet événementiel, ce responsable doit s’assurer de liaison entre les équipes pluridisciplinaires, résoudre les difficultés ou les imprévus éventuels. Ce qui requiert beaucoup de créativité, de rigueur dans la gestion du budget et un dynamisme à toute épreuve en plus d’une bonne expression orale et écrite et la maîtrise des outils informatiques.

Quoi qu’il en soit, le travail dans ce secteur événementiel tout comme n’importe quel secteur d’activités présente des inconvénients et des avantages. Il est essentiel de connaître ces différents aspects avant de se lancer dans une étude en communication des organisations ou en gestion événementielle.

Ainsi quel que soit le poste occupé, ce secteur implique toujours des responsabilités lourdes. Il faut aussi tenir compte des contraintes budgétaires du client et de pression des délais de l’organisation. Le professionnel qui travaille dans ce secteur doit également travailler les nuits et les week-ends à l’approche du jour J afin de mener à bien le projet.

Ces quelques désavantages ne cachent pas les avantages de ce secteur qui permet à tout professionnel d’avoir des perspectives d’évolution professionnelles et d’améliorer leur polyvalence dans différents aspects de l’organisation événementielle. De plus, le salaire de ce professionnel varie en fonction de la taille de l’agence qui l’emploie et l’ampleur de la manifestation. Il lui est également possible d’empocher des primes si le client est satisfait de la réussite du projet. Enfin, une personne qui commence en tant qu’assistant dans une entreprise de communication peut devenir chef de projet événementiel en fonction de ses compétences.