Missions principales

- Comptabilité

• Saisir, contrôler et classer les pièces comptables selon les procédures en vigueur.
• Enregistrer les factures fournisseurs et clients et participer au contrôle de leur conformité.
• Participer au suivi administratif des règlements, échéances et justificatifs.
• Réaliser les rapprochements et contrôles comptables courants confiés par la RAF.
• Préparer les pièces et états nécessaires aux travaux de clôture et aux contrôles comptables.
• Contribuer à la fiabilité des données et signaler rapidement toute anomalie ou pièce manquante.

 Administration du personnel - Support RH

Le périmètre exact sera défini et ajusté par le RRH en fonction de l’organisation retenue et des compétences de la personne recrutée.

• Tenir à jour les dossiers administratifs du personnel et préparer les documents courants.
• Participer à la préparation et au suivi des contrats, avenants, attestations et autres documents RH.
• Suivre et mettre à jour, selon les règles définies, les informations de présence, absence, congés et justificatifs.
• Apporter un support administratif aux entrées, sorties et mouvements du personnel.
• Préparer les données et documents demandés par le Responsable RH dans le respect strict de la confidentialité.

 Gestion des temps et préparation des éléments de paie

• Participer à la mise à jour et au contrôle des pointages dans ASCII.
• Identifier les anomalies de pointage, les documenter et les transmettre au Responsable RH pour validation lorsque nécessaire.
• Contribuer à la préparation des éléments variables nécessaires à la paie : absences, retards, heures supplémentaires, congés et autres éléments validés.
• Respecter les calendriers de clôture et assurer la traçabilité des corrections réalisées.
• Accompagner, à terme, l’internalisation progressive de tout ou partie du processus de paie après formation et validation de l’organisation cible.

 Gestion documentaire, archivage et confidentialité

• Classer et archiver les pièces comptables et administratives de manière structurée, traçable et facilement accessible aux personnes autorisées.
• Contribuer à l’archivage sécurisé des dossiers RH, contrats, pointages et documents préparatoires de paie.
• Garantir la confidentialité des données financières, salariales et personnelles auxquelles le poste donne accès.
• Veiller à ce qu’aucun document critique ne repose uniquement sur une conservation informelle ou une boîte mail individuelle.

 Digitalisation et amélioration des processus

• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels de gestion de manière rigoureuse et structurée.
• Participer à la réduction des doubles saisies, fichiers parallèles et corrections manuelles répétitives.
• Contribuer à la digitalisation progressive des processus comptables et RH, notamment autour d’ASCII et des outils futurs de gestion.
• Utiliser les outils d’IA uniquement comme aide à la préparation, au contrôle ou à l’analyse, sans leur confier de décision RH ou financière sensible.

• Formation Bac+2/Bac+3 en comptabilité, finance, gestion ou domaine équivalent.
• Première expérience professionnelle significative en comptabilité impérativement requise.
• Bonne compréhension des principes comptables et capacité à travailler avec méthode sur des volumes de pièces réguliers.
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques ; connaissance d’un logiciel comptable appréciée.
• Une première expérience en administration du personnel, pointage ou préparation de paie constitue un avantage, sans être indispensable.
• Capacité et volonté de développer progressivement des compétences RH et paie.

 Compétences et qualités attendues

• Rigueur, fiabilité, organisation et respect des délais.
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
• Capacité à contrôler son travail, identifier une incohérence et demander un arbitrage plutôt que de corriger sans validation.
• Bon relationnel, esprit de service et capacité à travailler avec deux fonctions de référence : Finance et RH.
• Autonomie progressive, capacité d’apprentissage et volonté de faire évoluer les méthodes de travail.

 Communication, comportement et valeurs de l'entreprise

• Communiquer de manière claire, factuelle et professionnelle avec les salariés, managers et interlocuteurs internes ou externes.
• Adopter une attitude respectueuse, fiable et constructive, y compris dans les périodes de forte charge ou de clôture.
• Contribuer à une bonne ambiance de travail et à la coopération entre Administration/Finance, RH et services opérationnels.
• Respecter les règles internes, les niveaux de validation et les responsabilités de chacun.