XTENSUS recrute une Assistante Exécutive organisée, proactive, autonome et polyvalente pour accompagner le Directeur au quotidien et assurer la bonne gestion administrative et opérationnelle du bureau.

Véritable relais du Directeur, vous contribuerez à fluidifier son quotidien, anticiper ses besoins et assurer le bon fonctionnement général du bureau.

MISSIONS

Auprès du Directeur

• Gérer et organiser son agenda, ses rendez-vous et réunions.
• Assurer le suivi des dossiers, documents et échéances.
• Organiser ses déplacements et voyages professionnels : billets, hôtels, transferts, etc.
• Préparer et suivre les documents nécessaires à ses déplacements.
• Assurer le suivi administratif de ses demandes.

Gestion du bureau et des prestataires

• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires externes.
• Coordonner les interventions de la femme de ménage, de la maintenance et des différents prestataires.
• Gérer les fournitures et les besoins du bureau.
• Assurer le suivi des prestations, commandes et factures.

Administration et gestion documentaire

• Organiser, classer et archiver les dossiers et documents administratifs.
• Assurer le classement et le suivi des factures et justificatifs.
• Maintenir une documentation organisée et facilement accessible.
• Assurer le suivi des différents documents administratifs de l’entreprise.

Relations avec les organismes externes

• Assurer les échanges et le suivi avec les organismes administratifs et partenaires externes.
• Coordonner les démarches avec le comptable, la CNSS, la Recette des Finances, les banques et autres organismes concernés.
• Assurer le suivi des documents et demandes administratives auprès de ces différents interlocuteurs.

Déplacements professionnels

• Le poste implique des déplacements fréquents auprès des banques, administrations, fournisseurs, prestataires et autres partenaires.
• La candidate devra être à l’aise avec les déplacements et capable de gérer de manière autonome les différentes démarches sur le terrain.

Nous recherchons une personne :

• Organisée, rigoureuse, proactive et autonome, avec un excellent sens des priorités ;
• Polyvalente et réactive, capable de gérer simultanément des sujets professionnels et certaines missions personnelles confiées par le Directeur ;
• Débrouillarde, orientée solutions et dotée d’un bon sens pratique, capable de prendre des initiatives ;
• Faisant preuve d’un très haut niveau de discrétion, de confidentialité et de confiance, compte tenu de la nature de certaines missions ;
• À l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés et capable de représenter le Directeur dans certaines démarches ou communications ;
• Capable d’assurer, selon les besoins, la gestion et le suivi de certaines affaires personnelles du Directeur : démarches administratives, organisation de rendez-vous, réservations, déplacements, coordination avec différents prestataires ou interlocuteurs, etc. ;
• Ayant une bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques ;
• Disposant d’un très bon niveau de français, à l’écrit comme à l’oral ; la maîtrise de l’anglais constitue un atout ;

Disponible pour des déplacements fréquents, selon les besoins de la Direction

UN POSTE CLE AU SEIN DE XTENSUS

Ce poste constitue un véritable pilier dans l’organisation quotidienne du Directeur et du bureau.

La personne recrutée jouera un rôle central dans la coordination, la structuration et le bon déroulement des activités, en assurant leur suivi administratif et opérationnel, afin de permettre au Directeur de se concentrer pleinement sur ses priorités.

Nous recherchons avant tout une personne de confiance, réactive, polyvalente, organisée et capable de faire preuve d’initiatives et de discrétion.